Organização

Como organizar a formatura: planejando uma festa de sucesso

Escrito por: Marina Holanda

O ponto alto da graduação não é o estágio, as boas notas em provas e os trabalhos realizados. O que o formando quer de verdade é fechar esse ciclo em grande estilo com uma festa no fim do curso. Para que tudo saia perfeito, a turma precisa organizar a formatura ao longo dos quatro anos ou mais de faculdade.  

Representa uma das primeiras oportunidades em que os jovens assumem o protagonismo de algo que impacta suas vidas. São eles que irão realizar a festa de acordo com seus interesses e vontades. 

É como se fosse uma preparação para a vida adulta. De repente, precisam decidir questões relacionadas a arrecadação, negociação com empresas e cumprimento de prazos. Pois é, para se chegar à festa dos sonhos é preciso passar – e resolver – estas questões com toda a turma.  

Mas não se preocupe: organizar a formatura não precisa ser uma tarefa difícil ou desgastante. É possível conciliá-la com os afazeres da faculdade e preparar a festa que você e seus colegas tanto esperam e merecem. Basta ver tudo com antecedência e pegar algumas informações para encarar os desafios! 

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Quanto antes organizar a formatura, melhor

O segredo para realizar a melhor festa de formatura para a turma passa pela antecedência no planejamento! Quem se prepara antes, consegue encontrar melhores oportunidades, negociar preços vantajosos e até arrecadar mais do que o planejado.  

Nem sempre é assim. Há turmas que deixam para organizar a formatura praticamente na véspera do evento. É aquela correria para encontrar fornecedores e prestadores de serviços, normalmente com valores mais altos e qualidade discutível. É praticamente a receita para algo dar errado no dia que deveria ser de comemoração. 

O ideal é começar a pensar na formatura logo no primeiro ano de faculdade. Sim, parece que há muito tempo, mas quanto antes a turma começar a trabalhar nisso, melhor! Para facilitar, confira algumas dicas para se preparar e realizar o evento dos sonhos. 

1. Pesquise o interesse da turma



Não dá para fazer a festa dos sonhos quando não se sabe o que a turma quer, não é mesmo? Cada formando certamente tem seus gostos e preferências – e é preciso tentar agradá-los para que todos possam participar e aproveitar. 

Assim, é imprescindível conhecer e entender as vontades de cada colega. O segredo para isso é fazer a boa e velha pesquisa de opinião para saber quais são os interesses das pessoas que pretendem participar da formatura. 

A turma pode utilizar um formulário on-line, como o Google Forms, para chegar a um denominador comum. Com estas informações, os formandos já terão uma boa base para organizar a formatura e continuar com os próximos passos do planejamento!

2. Monte a comissão de formatura



Saber o que os seus colegas querem é importante, mas é preciso transformar esse sonho em realidade. Depois de levantar as informações, chega o momento de colocar a mão na massa! É aqui que as turmas montam a comissão de formatura. 

Esses jovens ficarão à frente de todo o planejamento e representarão a turma em tudo. O grupo deve incluir vários membros. O mais importante, claro, é o presidente, mas também tem que ter um vice-presidente, secretário, tesoureiro, organizador de eventos, consultores, entre outros.

Além disso, para organizar a formatura sem sustos, recomenda-se também criar o Estatuto da Comissão de Formatura. Este documento traz todos os deveres, direitos e responsabilidades, além de servir como base para a criação de uma associação civil sem fins lucrativos! 

Modelo de estatuto da comissão


3. Defina o método de arrecadação 



Pronto, a turma já definiu o que quer e selecionou as pessoas que irão ficar à frente de todo o planejamento. Tudo certo para a festa, né? Não! Para transformar o sonho em realidade, é preciso ir atrás do dinheiro necessário para isso! 

Em outras palavras: os formandos devem montar a estratégia de arrecadação. O formato mais tradicional era contratar o serviço de uma empresa especializada e deixá-la cuidar desta iniciativa. Entretanto, ultimamente a arrecadação independente, em que os próprios jovens ficam em posso do dinheiro arrecadado, está em destaque.

Essa opção cresceu bastante nos últimos anos justamente por devolver a autonomia aos estudantes em como organizar a formatura e evitar a dependência de empresas. Já pensou contratar uma agência para cuidar do dinheiro da turma e ela falir nas vésperas da festa? 

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4. Lance e divulgue a formatura



Sabe aquele papo de que é preciso vender o seu peixe? Pois é, o mesmo vale para a formatura! Divulgar a festa é uma estratégia importante para arrecadar mais e, principalmente, mobilizar toda a turma nas atividades! 

Depois de definir os detalhes da arrecadação, é importante fazer um evento de lançamento, mesmo que online, para apresentar a proposta da formatura para todos os formandos e os pais. Capriche nos materiais de esclarecimento, como vídeos e apresentações de slides. Para aumentar o engajamento dos formandos, vale até descontos e premiações para quem aderir logo nas primeiras semanas!

Após o lançamento, a divulgação não pode parar. Uma boa forma de fazer isso é apostar em um perfil da turma nas redes sociais, como o Instagram. Lá, a comissão pode detalhar todos os passos tomados para organizar a formatura, os eventos e esclarecer eventuais dúvidas e abrir um canal de comunicação para engajar os colegas! 

5. Comece a arrecadação o quanto antes



Se você acha que tem bastante tempo até a festa, é bom rever isso! Com tantos trabalhos, provas e estágios, a faculdade passa num piscar de olhos! O trabalho de organização e, principalmente, de arrecadação precisa começar bem antes, se possível logo no primeiro ano da turma. 

A arrecadação antecipada é uma das melhores táticas para evitar contratempos na véspera do evento. Assim, é possível organizar a formatura sem sustos! Ninguém quer chegar a poucas semanas do baile e perceber que falta dinheiro para pagar alguns serviços, não é mesmo? 

Além disso, começar com antecedência também ajuda a engajar o maior número de alunos, o que ajuda a baratear o preço da mensalidade! Afinal, é possível diluir o valor total em quatro anos, facilitando o planejamento financeiro dos estudantes. 

6. Faça arrecadações extras



A principal fonte de renda de uma formatura é proveniente da mensalidade dos formandos. Contudo, é possível arrecadar um dinheiro a mais para reduzir esse valor pago pelos jovens ou até mesmo para contratar um serviço que não estava previsto no orçamento inicial. 

Basta incluir a estratégia de realizar arrecadações extras ao longo do curso. As quantias podem ser poucas no início, mas quando somadas pelo esforço conjunto dos estudantes, elas fazem toda a diferença no planejamento de organizar a formatura dos sonhos de todo o mundo. 

As opções são inúmeras: o estudante pode optar por rifas e vaquinhas, a turma pode optar por festas e eventos que arrecadam uma boa quantia ou até situações mais inovadoras, como venda de produtos personalizados. 

7. Pesquise e contrate fornecedores



A organização da festa está finalmente ganhando corpo. Quem chegou até aqui já conhece todos os interesses da turma, montou a comissão, divulgou o evento e traçou as melhores estratégias de arrecadação para ter a quantia necessária para custear todos os serviços imaginados. 

O próximo passo é justamente garantir a contratação destes profissionais que irão tornar a festa possível. A negociação com fornecedores e prestadores de serviço é um momento crucial para quem deseja organizar a formatura da melhor forma possível. 

É preciso equilibrar a qualidade do serviço com um preço justo. Não tenha medo de perguntar e comparar, aproveitando para conversar com veteranos e levantar informações nas redes sociais.

8. Faça a lista de convidados



Por fim, mas não menos importante, os jovens precisam definir a lista de convidados para a festa! Não se trata de uma tarefa simples como parece! Há várias questões envolvidas, como quantidade de pessoas permitidas no local, tipo de roupa, formato dos convites, etc. 

Aqui já é a etapa final do todo o processo para organizar a formatura. Por conta disso, a atenção aos detalhes é essencial. Um descuido pode ocasionar em falta de cadeiras e/ou mesas para todos os convidados. Ou ainda causar uma aglomeração em um ambiente fechado.

São situações que infelizmente podem acontecer. Portanto, defina a lista com cuidado e levando em conta a quantidade permitida de pessoas por formando! 

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Agora é hora de curtir a festa! 


Com estes passos, o formando consegue não só organizar a formatura, como também pode aproveitá-la ao máximo sem maiores preocupações ou medos! Vai ser um momento que ficará para sempre em sua memória e na de seus colegas, fechando uma etapa importante em suas vidas. 

A boa notícia é que estas dicas podem ser feitas com o auxílio da tecnologia, facilitando ainda mais a vida dos jovens! Basta encontrar a melhor plataforma digital que facilita esses processos e permite ao estudante controlar todos os tópicos relacionados à festa! 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma solução digital que cuida de diversos assuntos para a turma. Dá para planejar desde a arrecadação e a parte financeira até mesmo a negociação de fornecedores e relacionamento com os colegas, estimulando a participação e melhorando o orçamento para o evento. 

Gostou do texto? Como sua turma está organizando a formatura? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo nessa tarefa!

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Marina Holanda
Marina Holanda

Relações Públicas, especialista em Comunicação Digital, produtora de conteúdo e amante de podcast.

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