Organização

Conheça os detalhes da formatura que você não pode esquecer

Escrito por: Marina Holanda

Quando o formando acaba a graduação, ele só tem uma ideia em mente: se divertir com seus amigos e familiares na colação de grau e festa. É um desejo válido após quatro ou cinco anos de intensa dedicação aos estudos. Contudo, é preciso pensar nos detalhes da formatura para que tudo saia conforme o planejado. 

Sim, como diz o ditado popular, “o diabo mora nos detalhes”. O planejamento pode ter sido perfeito, a arrecadação foi bem feita, a comissão conseguiu montar uma festa que agrade a todos, mas basta um pequeno deslize, como a limpeza dos banheiros, para desencadear uma sequência de problemas no dia do evento. 

Ninguém quer viver esse pesadelo, não é mesmo? 

A formatura é uma festa grandiosa, que reúne toda a turma e seus convidados. É um momento de comemoração e diversão, combinando a alegria do fim de um ciclo importante com boa música, comida e entretenimento. Portanto, há muita coisa a ser decidida e é dever da comissão se atentar a estas questões. 

Não é fácil pensar nos detalhes da formatura, evidentemente. Além de ter que conciliar com os estudos na graduação e até com o estágio, há muitas coisas que precisam ser decididas – e nem sempre os formandos têm a experiência necessária para planejar minuciosamente a festa dos sonhos de toda a turma. 

Dessa forma, a primeira dica é não ter receio ou timidez para buscar ajuda sempre que necessário. Conversar com os veteranos, por exemplo, é uma boa alternativa, porque eles já passaram por isso e podem indicar atalhos. Contratar uma empresa de cerimonial também é totalmente recomendado nesse momento. 

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Cerimonial assume responsabilidade 



A não ser que os formandos resolvam fazer o cerimonial da formatura por conta, o que só é viável em formaturas bem pequenas, o caminho natural é a comissão delegar algumas responsabilidades para uma empresa especializada em cerimonial de eventos. Há um custo, evidentemente, mas empresas sérias deste segmento possuem a expertise necessária para organizar a melhor festa. 

Assim, essa companhia assume a responsabilidade de pensar em todos os detalhes da formatura. São eles que precisam correr atrás de autorizações e possíveis liberações do local escolhido, sugerir fornecedores de profissionais essenciais para a festa, como seguranças e equipe de limpeza, e outras situações que os estudantes nem desconfiam. 

Contudo, é importante ressaltar que isso não exime a comissão de formatura de compreender todos estes elementos. Além de ter uma visão completa sobre a gestão da festa, essa medida permite que os alunos possam monitorar – e até cobrar em determinados casos – a empresa de cerimonial.

Quais detalhes da formatura merecem atenção? 



O buffet, a música e o local da festa normalmente são os principais pontos decididos pela comissão da formatura. Afinal, ter um local para comer e se divertir é o básico da festa! Mas há outras questões que não podem ser ignoradas. Confira: 

Profissionais de segurança


É fundamental ter profissionais que garantam a segurança de todos os convidados. O indicado é que seja 2% do total de pessoas. Ou seja, uma formatura para 500 convidados deve ter, pelo menos, 10 seguranças. Ah, e não se esqueça de conferir se eles possuem habilitação e capacidade técnica para exercer esse trabalho. 

Equipe médica


Um dos principais detalhes da formatura que muitos esquecem. Apenas eventos de grande porte devem ter uma equipe médica de prontidão. Contudo, vale a pena ter um ambulatório com profissionais de saúde a postos para os primeiros socorros em caso de acidentes ou de exagero na bebida. Mas é bom conferir as regras de cada local para não pagar multa depois. 

Equipamentos de proteção e prevenção


Os locais de festa obrigatoriamente devem possuir equipamentos como extintores de incêndio e avisos de saída de emergência. Antes de fechar o contrato, verifique se o local possui um alvará de funcionamento válido e liberação do Corpo de Bombeiros para receber o determinado número de convidados. 

Mesas e cadeiras 


Parece estranho, mas nem todos os convidados adquirem lugar à mesa. Formatura é festa com movimento: da pista de dança ao buffet, dificilmente alguém passa a noite inteira sentada. Normalmente, as cadeiras cobrem 60% dos convidados. Para evitar transtornos, a alternativa é abusar de lounges com sofás e mesas altas para apoiar bebidas. Além disso, deixe uma reserva para mesas extras caso algum formando queira adquiri-las para seus familiares. 

Limpeza


Essencial para a festa ficar agradável a noite toda. A equipe de limpeza deve estar atenta à manutenção do local, principalmente dos banheiros. A regra é a mesma dos seguranças: 2% do total de convidados. Garanta que a equipe tenha todos os materiais necessários e, claro, experiência nesse tipo de evento. 

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A tecnologia pode ajudar!


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Marina Holanda
Marina Holanda

Relações Públicas, especialista em Comunicação Digital, produtora de conteúdo e amante de podcast.

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