Organização

Como organizar a formatura: planejando uma festa de sucesso

Escrito por: Marina Holanda

O ponto alto da graduação não é o estágio, as boas notas em provas e os trabalhos realizados. O que o formando quer de verdade é fechar esse ciclo em grande estilo com uma festa no fim do curso. Para que tudo saia perfeito, a turma precisa organizar a formatura ao longo dos quatro anos ou mais de faculdade.  

Representa uma das primeiras oportunidades em que os jovens assumem o protagonismo de algo que impacta suas vidas. São eles que irão realizar a festa de acordo com seus interesses e vontades. 

É como se fosse uma preparação para a vida adulta. De repente, precisam decidir questões relacionadas a arrecadação, negociação com empresas e cumprimento de prazos. Pois é, para se chegar à festa dos sonhos é preciso passar – e resolver – estas questões com toda a turma.  

Mas não se preocupe: organizar a formatura não precisa ser uma tarefa difícil ou desgastante. É possível conciliá-la com a faculdade e preparar a festa que você e seus colegas tanto esperam e merecem.

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Quanto antes organizar a formatura, melhor

O segredo para realizar a melhor festa de formatura para a turma passa pela antecedência no planejamento! Quem se prepara antes, consegue encontrar melhores oportunidades, negociar preços vantajosos e até arrecadar mais do que o planejado.  

Mas nem todo mundo é assim. Há turmas que deixam para organizar a formatura praticamente na véspera do evento. Aí é aquela correria para encontrar fornecedores e prestadores de serviços, normalmente com valores mais altos e qualidade discutível. É praticamente a receita para algo dar errado no dia que deveria ser de comemoração. 

O ideal é começar a pensar na formatura logo no primeiro ano de faculdade. Sim, parece que há muito tempo, mas quanto antes a turma começar a trabalhar nisso, melhor! Para facilitar, confira algumas dicas para se preparar e realizar o evento dos sonhos. 

1. Pesquise o interesse da turma

Não dá para fazer a festa dos sonhos quando não se sabe o que a turma quer, não é mesmo? Cada formando certamente tem seus gostos e preferências – e é preciso tentar agradá-los para que todos possam participar e aproveitar. 

Assim, é imprescindível conhecer e entender as vontades de cada colega. O segredo para isso é fazer a boa e velha pesquisa de opinião para saber quais são os interesses das pessoas que pretendem participar da formatura. 

A turma pode utilizar um formulário on-line, como o Google Forms, para chegar a um denominador comum. Com estas informações, os formandos já terão uma boa base para organizar a formatura e continuar com os próximos passos do planejamento!

2. Monte a comissão de formatura

Saber o que os seus colegas querem é importante, mas é preciso transformar esse sonho em realidade. Depois de levantar as informações, chega o momento de colocar a mão na massa! É aqui que as turmas montam a comissão de formatura. 

Esses jovens ficarão à frente de todo o planejamento e representarão a turma em tudo. O grupo deve incluir vários membros. O mais importante, claro, é o presidente, mas também tem que ter um vice-presidente, secretário, tesoureiro, organizador de eventos, marketing, entre outros.

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Além disso, para organizar a formatura sem problemas, recomenda-se também criar o Estatuto da Comissão de Formatura. Este documento traz todos os deveres, direitos e responsabilidades, além de servir como base para a criação de uma associação civil sem fins lucrativos!

3. Defina o método de arrecadação 

Pronto, a turma já definiu o que quer e selecionou as pessoas que irão ficar à frente de todo o planejamento. Tudo certo para a festa, né? Não! Para transformar o sonho em realidade, é preciso ir atrás do dinheiro necessário para isso! 

Em outras palavras: os formandos devem montar a estratégia de arrecadação. O formato mais tradicional era contratar o serviço de uma empresa de formatura e deixá-la cuidar desta iniciativa. Entretanto, a arrecadação independente, onde os próprios formandos ficam em posse do dinheiro arrecadado, está em destaque ultimamente. Essa opção cresceu bastante nos últimos anos justamente por devolver a autonomia aos estudantes para organizar a formatura como eles desejam.

Também existe a opção de utilizar uma plataforma especializada para intermediar o contato com as empresas e gerenciar os pagamentos. Essa é a junção ideal entre praticidade e autonomia.

A turma deve conversar para decidir qual formato melhor se encaixa nos seus planos.

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4. Lance e divulgue a formatura

Sabe aquele papo de que é preciso vender o seu peixe? Pois é, o mesmo vale para a formatura! Divulgar a festa é uma estratégia importante para arrecadar mais e, principalmente, mobilizar toda a turma nas atividades! 

Depois de definir os detalhes da arrecadação, é importante fazer um evento de lançamento, mesmo que online, para apresentar a proposta da formatura para todos os formandos e os pais. Veja essa e outras dicas para aumentar a adesão!

Apresentação de lançamento

Se a primeira impressão é a que fica, então é preciso caprichar na hora de apresentar as propostas à turma. Mostre fotos de referência de outras formaturas que podem inspirar, detalhe todos os eventos que terão no decorrer da graduação e conte todas as experiências incríveis que o aluno irá perder se não participar. Também é hora de falar sobre os valores e de que forma os formandos farão os pagamentos.

Descontos e/ou premiações

Depois de fazer a apresentação, a estratégia de marketing para a formatura deve atrair os estudantes aos planos oferecidos. Não é fácil e os preços podem assustar. Contudo, a tática de oferecer descontos ou prêmios para quem entrar cedo é um chamariz importante, assim como evidenciar as diferentes opções de pagamento. 

Perfil em redes sociais 

A formatura é um processo. Seu planejamento acompanha a própria trajetória do aluno nos quatro ou cinco anos de graduação até chegar à festa em si. Portanto, é preciso manter um canal de comunicação aberto e transparente com a turma. Uma boa dica nesse sentido é a criação de perfis em redes sociais para compartilhar novidades, fotos, vídeos, entre outros.  Essa estratégia é especialmente importante para turmas grandes ou que farão formatura unificada.

Materiais informativos

Além dos perfis em redes sociais, também é recomendado à comissão criar diversos infoprodutos para esclarecer as principais dúvidas dos formandos ou explicar determinadas situações, como campanhas de arrecadação extra. Esses materiais podem ser digitais, como vídeos e grupos no WhatsApp, ou até físicos, como panfletos.

5. Comece a arrecadação o quanto antes

Se você acha que tem bastante tempo até a festa, é bom rever isso! Com tantos trabalhos, provas e estágios, a faculdade passa num piscar de olhos! O trabalho de organização e, principalmente, de arrecadação precisa começar bem antes, se possível logo no primeiro ano da turma. 

A arrecadação antecipada é uma das melhores táticas para evitar contratempos na véspera do evento. Assim, é possível organizar a formatura sem sustos! Ninguém quer chegar a poucas semanas do baile e perceber que falta dinheiro para pagar alguns serviços, não é mesmo? 

Além disso, começar com antecedência também ajuda a engajar o maior número de alunos, o que ajuda a baratear o preço das parcelas! Afinal, é possível diluir o valor total em quatro anos, facilitando o planejamento financeiro dos estudantes. 

6. Faça arrecadações extras

A principal fonte de renda de uma formatura é proveniente da mensalidade dos formandos. Contudo, é possível arrecadar um dinheiro a mais para reduzir esse valor pago pelos jovens ou até mesmo para contratar um serviço que não estava previsto no orçamento inicial. 

Basta incluir a estratégia de realizar arrecadações extras ao longo do curso. As quantias podem ser poucas no início, mas quando somadas pelo esforço conjunto dos estudantes, elas fazem toda a diferença no planejamento de organizar a formatura dos sonhos de todo o mundo. 

As opções são inúmeras: o estudante pode optar por rifas e vaquinhas, a turma pode fazer festas e eventos que arrecadam uma boa quantia ou até ideias mais simples, como venda de produtos personalizados.

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7. Pesquise e contrate fornecedores

A organização da festa está finalmente ganhando corpo. O próximo passo é justamente garantir a contratação dos profissionais que irão tornar a festa possível. 

A comissão de formatura pesquisou, comparou e listou alguns profissionais que, a princípio, oferecem o que a turma espera para a realização da festa. E agora, posso assinar contrato? 

Nada disso! A pesquisa foi apenas o primeiro passo. Agora, durante a negociação com os fornecedores de formatura, é preciso seguir outras dicas para saber se aquela empresa é capaz de entregar o que está prometendo.  

Não se deixe levar pelo preço

Na tentativa de economizar, muitos formandos fecham com a empresa que oferece o orçamento mais barato. Contudo, o serviço pode não ser satisfatório no fim. Por isso, a avaliação deve observar a qualidade e, a partir daí, encontrar um que caiba no orçamento. 

Avalie a estrutura oferecida

Algumas empresas prometem mais do que realmente podem entregar para não perder o cliente. Assim, para evitar esse problema, veja se ela possui a estrutura necessária para realizar todas as tarefas que serão acordadas em contrato. 

Seja analítico 

Achou algum valor estranho no orçamento passado pelos fornecedores de formatura? Não tenha vergonha de pedir explicação sobre os preços. Infelizmente, algumas empresas acabam se aproveitando de jovens por julgarem que são inexperientes e cobram mais caro por serviços simples. 

Antecipe a contratação 

A maioria dos fornecedores podem ser contratados faltando um ano para a formatura em si. Contudo, algumas itens são mais requisitados ou exclusivos, como local e buffet. Nesses casos, é interessante entrar em contato com mais antecedência para garantir que eles terão vaga na agenda para atender sua turma.

Arrecade antes 

Na grande maioria das vezes, o pagamento pelo serviço deve ser realizado totalmente antes do dia da formatura. Para aumentar o poder de barganha e aproveitar condições especiais da empresa, é importante ter dinheiro em caixa, ou seja, começar a arrecadação o quanto antes. Assim, é possível conseguir descontos e negociações mais vantajosas. 

Atente-se ao contrato

Por fim, tome muito cuidado com o contrato. Ele é o documento legal que garante todos os detalhes acordados entre a empresa e a comissão de formatura. Antes de assinar, leia atentamente e garanta que tudo que a empresa prometeu esteja especificado nele.

8. Faça a lista de convidados

Por fim, mas não menos importante, é preciso definir a lista de convidados para a festa! Não se trata de uma tarefa simples como parece! Há várias questões envolvidas, como quantidade de pessoas permitidas no local e capacidade do buffet.

Analise o orçamento 

O tamanho da festa de formatura, tanto o baile quanto outros eventos, como a colação, depende do investimento que a turma está disposta a fazer. Lugares maiores, evidentemente, custam mais caro. Mas há também outros gastos que aumentam, como decoração, buffet, contratação de mais seguranças, etc. 

Estabeleça quais eventos dependem de convite 

Normalmente, o único que possui convite para entrada é o baile de formatura. Contudo, dependendo do tamanho do lugar escolhido, cerimônias religiosas e a própria colação de grau também podem exigir entradas/ingressos de participantes externos. A comissão precisa ficar atenta a estes casos. 

Reserve cota para convites adicionais 

Em média, cada formando tem direito a 10 convites para o baile (o dele e mais nove), mas depende da capacidade do lugar. Uma boa tática é reservar um espaço adicional para comercializar convites extras caso alguém deseje levar mais gente. A venda deles, inclusive, auxilia bastante na arrecadação da formatura. 

Planeje com antecedência 

Não deixe para pensar nos convidados da festa de formatura na véspera do evento. Quanto mais cedo o formando se organizar e montar essa lista, mais fácil será identificar se precisa de convites extras e, claro, de escolher quais as pessoas mais importantes para compartilhar esse momento único de sua vida.

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No meio de tudo, também tem festa!

A festa no fim do curso é, sem dúvida, o momento mais aguardado pela turma ao longo da graduação. Entretanto, isso não significa que é preciso esperar quatro ou cinco anos para finalmente se divertir. Para isso servem os pré-eventos!

Normalmente, os alunos acabam realizando de três a quatro eventos pré-formatura, uma em cada ano antes do encerramento da graduação. Mas esse número depende de inúmeros fatores importantes, como o relacionamento com fornecedores, o trabalho da comissão e até a adesão das pessoas. 

Além disso, o aspecto financeiro é um ponto importante a ser considerado por todos da organização. Estas festas não podem desfalcar o caixa da formatura em si. É bom já incluí-los no orçamento inicial e fazer um planejamento para financiar qualquer ideia que apareça depois. 

Quais são as opções de eventos pré-formatura? 

Atualmente, há diversas opções e estilos de festas que os formandos podem realizar ao longo da graduação, variando até de acordo com a cultura de cada faculdade. Dessa forma, é importante listar as melhores ideias, estruturar um planejamento e aprovar não apenas com a comissão, mas toda a classe. Confira as principais celebrações realizadas no país. 

Festas de porcentagem 

São os eventos pré-formatura mais utilizados pelos formandos e servem para celebrar quanto falta para terminar o curso. As festas de 50% e de 365 dias são as mais comuns, mas se a turma gostar de festa pode incluir quantas quiser. Aqui não é preciso muito luxo: pode ser um churrasco, pool party ou balada, apenas o suficiente para descontrair e relaxar os participantes. 

Temáticas

Outra ideia interessante é aproveitar datas especiais para criar festas e eventos temáticos. Podem ser desde opções ligadas ao curso, como o dia do médico, do advogado, etc., como também celebrações já tradicionais, como o Halloween e celebrações juninas. Nesses casos, é bacana caprichar na decoração! 

Jantares e homenagens 

As baladas costumam ser as favoritas justamente por permitir um momento de descontração aos jovens, mas há opções mais formais para essas festas. A realização de jantares com os familiares e até homenagens a professores, feitas normalmente no último semestre de curso, também estão em alta e oferecem a oportunidade de começar as despedidas e agradecimentos.

BÔNUS: after party

Não são eventos pré-formatura, mas também representam momentos de união entre os formandos. As after parties são festas realizadas após a formatura, possibilitando que a turma estique a comemoração depois do baile e tenha uma experiência única. Podem ser desde churrascos ou celebrações open bar, até um café da manhã para curar a ressaca depois do baile.

Agora é hora de curtir a formatura! 

Com estes passos, o formando consegue não só organizar a formatura, como também pode aproveitá-la ao máximo sem maiores preocupações! Vai ser um momento que ficará para sempre em sua memória e na de seus colegas, fechando uma etapa importante em suas vidas. 

E a tecnologia pode facilitar ainda mais a vida dos formandos! Basta encontrar a melhor plataforma digital que agiliza esses processos e permite ao estudante controlar todos os tópicos relacionados à festa! 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma solução digital que conecta sua turma às melhores empresas e te ajuda a cuidar da arrecadação. Pelo app, você pode tudo, desde pedir orçamentos para as festas até realizar arrecadações extras e aumentar a adesão dos colegas.

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