Comissão

Dicas para montar a comissão de formatura

Escrito por: Marina Holanda

Montar a comissão de formatura é, de longe, a decisão mais difícil que os formandos precisam tomar em relação à festa no fim da graduação. Esqueça a arrecadação financeira, as escolhas dos serviços e a negociação com fornecedores. Primeiro, é preciso definir quais colegas ficarão responsáveis por tudo isso. 

É importante escolher bem os integrantes porque eles serão os representantes de toda a turma na hora de definir como a festa vai ser, no relacionamento com as empresas e, claro, no orçamento. Quem assumir uma das vagas precisa demonstrar comprometimento e, principalmente, atenção em relação aos colegas. 

Trata-se de uma tarefa que vai acompanhar o formando ao longo dos quatro ou cinco anos de curso. Além de ter que conciliar os afazeres da formatura com as provas e trabalhos acadêmicos, a busca por estágio e até com os assuntos pessoais. 

Tais dificuldades, contudo, não devem representar um obstáculo na hora de montar a comissão de formatura, pois a experiência será muito enriquecedora.

A importância da comissão de formatura 

A comissão de formatura vai assumir a responsabilidade de coordenar a organização da festa de formatura para toda a sala. É claro que assuntos importantes podem – e devem – ser tratados de forma conjunta, mas é possível otimizar e acelerar questões com essa centralização, principalmente se a comissão está bem alinhada e conhece os gostos da maioria da turma.

A negociação com os fornecedores, a cobrança dos pagamentos e a relação com a instituição de ensino fica mais fácil quando se tem alunos designados para isso. É uma forma de controlar melhor o orçamento e evitar qualquer risco na hora de contratar algum serviço ou até realizar algum evento. 

Como montar a comissão de formatura?

Imagine se não existisse um grupo que centralizasse todas as decisões. Cada aluno iria querer impor suas vontades, seja nos elementos que compõem a festa ou na busca por fornecedores. No fim, não se chegaria a um consenso e o que deveria ser um motivo de celebração se torna uma imensa dor de cabeça a todos. 

Por isso é importante definir todos os membros da comissão de formatura com antecedência e, claro, de acordo com as tarefas a serem desempenhadas. A pessoa que assumir uma função precisa ter aptidão para o serviço e paciência para executá-lo ao longo dos quatro ou cinco anos de graduação. 

Quais são os cargos da comissão?

Assim, saber o que cada integrante faz e quais são suas atribuições é um primeiro passo importante para todos os formandos. Com essas informações em mente, fica mais fácil identificar quem é mais apto para cada um dos cargos. Vamos lá?

Presidente e vice-presidente 

São as pessoas que irão assumir a frente do planejamento. O presidente, por exemplo, vai trabalhar em parcerias com outras áreas, organizar a demanda e garantir que tudo saia conforme o planejado. É tão importante que ele será responsável pela negociação com fornecedores e pela assinatura de contratos. 

Já o vice-presidente deve auxiliar o presidente nas atividades e substituí-lo sempre que necessário. Além disso, ele também pode ajudar outros membros da comissão de formatura em suas tarefas, como o tesoureiro e o secretário. 

Tesoureiro 

Sua principal função é gerenciar e cuidar da arrecadação financeira da turma. Ou seja, ele precisa acompanhar o pagamento das mensalidades dos formandos, controlar orçamentos, realizar os pagamentos das contas nas datas combinadas e criar relatórios que mostrem onde o dinheiro está sendo destinado. 

Secretário

Em poucas palavras, é quem vai botar ordem na casa. Sua função é garantir que a operação siga dentro do planejamento traçado pela equipe. Ele vai registrar as pautas das reuniões, organizar documentos e contratos, acompanhar o andamento de cada função e auxiliar o tesoureiro na gestão financeira e no relacionamento com os alunos. 

Organizador de eventos 

Uma alternativa bastante comum para as formaturas é executar atividades que trazem dinheiro extra, como festas, rifas e patrocínios – o que ajuda a pagar algo a mais na festa ou até reduzir a parcela dos estudantes. Assim, torna-se necessário ter um organizador capacitado, capaz de trabalhar junto aos fornecedores para garantir que todos os eventos sejam realizados. 

Marketing

A formatura também precisa de uma boa dose de divulgação e relacionamento. Por isso, é bom ter alguém responsável pelo marketing da turma, que irá cuidar das redes sociais e pensar em estratégias para divulgar a adesão e os eventos que forem acontecendo durante o curso.

Conselheiros

Em muitos casos, os membros da comissão de formatura podem optar por incluir conselheiros no grupo. A função dessas pessoas é justamente auxiliar na tomada de decisões, colocando as vontades e necessidades de toda a turma como principal objetivo. 

Algumas dicas podem facilitar a participação dos colegas e escolher os melhores nomes para comandar uma tarefa tão complexa quanto esta. Confira: 

Filtre os perfis dos colegas

O primeiro passo é justamente analisar quem tem melhor perfil para cada função específica. A presidência, por exemplo, deve ser preenchida por alguém extrovertido, uma vez que esse cargo exige ficar à frente das relações. Há diversos trabalhos, como tesoureiro, secretários e organizadores de eventos. O ideal é casar as tarefas com as habilidades pessoais de cada um.

Lance as candidaturas

Cada candidato deve estar consciente da importância que esta tarefa tem e mostrar para os outros por que ele é considerado a melhor para realizá-la. Para turmas que não se conhecem bem, vale a pena os candidatos gravarem um vídeo defendendo a sua candidatura.

Existem algumas formas de se candidatar e a turma pode definir junta qual é a melhor. Na candidatura individual, cada interessado vai se lançar para um cargo específico e disputar esse cargo com outros candidatos. Na candidatura por chapa, a turma se divide em grupos e a chapa vencedora é a que irá se tornar a comissão.

Faça a votação

Com os candidatos definidos e divulgados, é momento de montar a comissão de formatura. A votação é simples, pode ser feita presencialmente, com papel, ou online através do Google Forms, por exemplo. O ideal é definir uma pessoa que não esteja envolvida diretamente com a eleição para conferir a votação e divulgar o resultado, como um representante da turma ou um aluno de outro período.

Formalize a comissão

Depois que os membros da comissão forem escolhidos, é importante formalizar a associação criando o estatuto da comissão. Nesse documento, são descritas as regras e deveres da comissão e dos formandos, de forma a garantir que todos irão cumprir suas responsabilidades.

Além de guiar a comissão nos seus trabalhos, também é uma segurança a mais para a turma, pois, após registrado em cartório, ele passa a ter valor jurídico. Saiba mais clicando aqui.

Como fazer um bom trabalho na comissão de formatura?

Muitos jovens torcem o nariz para a comissão de formatura por imaginar que este trabalho vai tomar um tempo considerável de suas vidas ao longo da graduação. Contudo, dá para driblar esse obstáculo. Com a comissão montada, é importante criar uma rotina entre os integrantes, mostrando que é possível reunir e gerenciar essa questão sem afetar qualquer tarefa dos participantes. 

Depois, é necessário criar uma estratégia de trabalho não apenas entre os membros da comissão de formatura, mas também com toda a turma. Quando cada um sabe o que tem que fazer, seja para arrecadar mais dinheiro ou para falar com fornecedores, é possível se preparar com antecedência para os desafios que virão.

Confira quatro dicas que auxiliam os formandos a pensarem e planejarem melhor a festa de formatura.

Converse com os membros 

O presidente da comissão é o responsável pelas decisões, mas isso não significa que precisa centralizar tudo em si! É essencial conversar com os outros membros do grupo, ouvir opiniões diferentes e pôr assuntos em discussão. Ao fazer isso, ele consegue pesar os prós e contras com mais facilidade. 

Informe-se com especialistas

Para tomar as melhores decisões para formatura é recomendável que o formando busque informações com especialistas. Se há dúvidas sobre assuntos relacionados às finanças, marketing e jurídico, vá atrás de quem pode esclarecê-las antes de assinar qualquer documento. 

Seja transparente com a turma 

Também é importante ser sincero e transparente com toda a turma. Afinal, a festa é de todos e não apenas da comissão. Questões menos importantes, evidentemente, podem ser decididas somente pelos membros, mas assuntos mais sérios, como decoração e fornecedores, devem ser debatidos com os colegas para ouvir seus desejos e opiniões. 

Mantenha a calma e a paciência

Já ouviu o ditado de que a pressa é a inimiga da perfeição? Pois é, a rapidez nunca foi uma boa conselheira para tomar decisões. Lembre-se que a festa de formatura é um dos pontos altos da vida da pessoa. Portanto, antes de decidir algo, reflita bastante, pondere e tome o tempo que precisar para chegar a um cenário vantajoso para a turma. 

Como conquistar a confiança dos formandos?

Mas o sucesso na missão da comissão depende de diversos fatores.  Entre eles está o relacionamento com os colegas. Se você é um dos representantes (ou pretende ser), confira as dicas que selecionamos para te ajudar a ter a turma ao seu lado.

1.  Ter uma relação bem aberta e transparente com todos os formandos, sem segredos, é a melhor opção para que eles tenham confiança na comissão de formatura. Deixe bem claro quais são as opções, quanto pode custar e as razões pelas quais é melhor escolher isso ou aquilo.

2. Encontrar formas de manter os colegas atualizados é outra forma de cativá-los. Quanto mais informados eles estiverem sobre como vai ser, mais segurança terão. Então, aposte em reuniões online, grupos de WhatsApp ou Telegram, e até mesmo crie uma conta no Instagram só para postar as novidades. 

3. Busque e apresente ideias, inovações e tendências. Isso faz com que a turma reconheça que a comissão está se dedicando para realizar um evento incrível e vão se animar e engajar com a formatura também, além de confiar mais nessa equipe.

4. Evite brigas internas na comissão e, caso isso ocorra, os representantes devem se entender antes de repassar para os demais. Discussões entre os membros podem deixar os demais formandos com um pé atrás, além de incentivar atritos entre toda a turma.

Como resolver conflitos?

Nem sempre os alunos compartilham das mesmas opiniões sobre os assuntos da formatura, e isso pode gerar diversos conflitos entre comissão e formandos. Quando se é cobrado de todos os lados, fica difícil pensar em uma boa solução.

Mas, fique calmo. A gente sabe bem quais são os maiores motivos de brigas entre comissão e alunos e vamos te mostrar a melhor forma de resolver cada um deles. 

“Não era isso que eu esperava”

O alinhamento de expectativas é essencial em qualquer projeto, ainda mais em um de tanta importância como a formatura. Cada um dos formandos passou anos sonhando com a festa de formatura e imaginando cada detalhe. Infelizmente, cada um pensou que seria de um jeito diferente e pode ser um choque ver a realidade, por melhor que ela seja. 

Por isso, converse com todos os alunos logo no início do processo de organização para definirem em detalhes como será o baile, as festas, a colação de grau e todos os outros eventos. Assim, todos irão saber o que esperar e ninguém ficará desapontado. 

Outro ponto importante é alinhar as expectativas com as empresas contratadas, como o cerimonial e decoração. Dessa forma, eles saberão o que a turma espera e a turma irá saber o que, de fato, as empresas podem entregar. 

“O que vocês estão fazendo com o meu dinheiro?”

Por gerenciar o dinheiro de dezenas de pessoas, a comissão precisa ter um controle total dos valores que entram ou saem do fundo da formatura. 

Além desse controle bem feito, é importante deixar a turma por dentro de todos os gastos e recebimentos, seja das mensalidades ou das arrecadações extras (só não precisa expor os nomes dos alunos inadimplentes).

Os membros da comissão são os principais responsáveis, mas toda a turma está nisso junta e precisa ser informada sobre qualquer mudança ou dificuldade enfrentada. 

“Vocês não escutam a opinião de ninguém”

Quando você se candidatou para fazer parte da comissão de formatura, já deve ter imaginado que iria enfrentar opiniões diferentes dos seus colegas de turma, né? Dar um “não” para uma sugestão de um dos formandos pode deixar o clima pesado, por isso é preciso muita diplomacia e jogo de cintura para vencer essas situações e evitar conflitos maiores. 

Primeiro, tenha certeza de que todas as ideias foram ouvidas e analisadas. Depois, mostre os argumentos que tornam uma ideia inviável. Pode ser mais fácil dizer que “isso não vai funcionar” ou “isso é feio”, mas para evitar acusações e reclamações, vale a pena explicar os prós e contras. 

Dessa forma, a turma vai ver que a comissão leva todas as ideias em consideração e está trabalhando para o melhor da formatura. 

“Desculpa, não posso ajudar agora”

Na organização da formatura, é preciso realizar algumas atividades para gerar um dinheiro extra, como vender rifas e ingressos de eventos, e a cooperação de toda a turma é essencial.

Mas não tem jeito, sempre haverá aquelas pessoas que não gostam de ajudar e se contentam em fazer o mínimo possível. Se tem alguém que não quer ou vive arranjando desculpas para não ajudar, a solução é conversar e mostrar todos os benefícios que aquela arrecadação extra vai trazer para a turma e dizer como a cooperação de todos é importante. 

O ideal é que o contrato da formatura, assinado por todos, já inclua o número mínimo de rifas que cada formando deverá vender até o dia da formatura. Assim, não tem para onde fugir. 

“Nem a comissão se entende, imagina a turma”

Depois disso tudo, deu para perceber que ser parte da comissão de formatura não é fácil. A situação piora quando a própria comissão não se dá bem entre si. 

Esse é o pior cenário possível. Por mais que tenham uma opinião divergente vez ou outra, é preciso que todos tenham a habilidade de escutar os outros, expor suas opiniões de forma civilizada e, acima de tudo, tenham a humildade de reconhecer quando estão errados e aceitar a vontade da maioria. 

Quando um ou mais membros da comissão de formatura não possuem essas habilidades, aparecem os desentendimentos e discussões. Nesse caso, é preciso juntar todo mundo e buscar resolver todos os mal entendidos. Lembrem-se de que todos têm o mesmo objetivo, que é fazer a melhor formatura possível para vocês e seus colegas. 

Separar as responsabilidades em áreas diferentes também pode ajudar a evitar as brigas. Um fica responsável pelo contato com os fornecedores, outro pelas arrecadações extras, outro pelos pagamentos dos formandos… 

Também pode acontecer dos membros passarem por períodos de agenda lotada e falta de tempo para cuidar das obrigações da formatura. Nessas horas, os outros podem ajudar nas tarefas dos colegas, de forma que nada atrase ou deixe de ser feito. A compreensão faz parte da experiência de ser membro da comissão de formatura.

Como enfrentar as maiores dificuldades da comissão de formatura?

Como você bem sabe, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades. E as responsabilidades são muitas! Gerenciar o dinheiro da turma, lidar com fornecedores, administrar as opiniões dos colegas de classe e ainda continuar estudando para se formar são apenas alguns exemplos. 

É normal que a comissão enfrente alguns problemas durante o curso, mas separamos as principais dificuldades da comissão de formatura e como elas podem ser resolvidas.

Falta de tempo

Como você deve ter percebido, fazer parte da comissão demanda muito tempo, principalmente no último ano de curso, então é comum que alguns membros se sintam sobrecarregados em determinados momentos.

Desde o início, é preciso ter consciência ao se candidatar como membro da comissão. Você realmente pode se dedicar a esse compromisso extra? Quem trabalha nos dois horários e estuda de noite pode ser que não consiga dar conta de todas as responsabilidades.

Já para quem tem pelo menos um período livre, a dica é ter um bom controle de todas as obrigações que terá durante a semana e separar horários exclusivos para cada uma delas. Se ver que não vai dar conta sozinho, peça ajuda para outro membro da comissão. 

Lembre-se: a formatura é importante, mas a sua formação acadêmica é ainda mais importante. Não vale a pena prejudicar um por conta do outro. 

Membro que não colabora

Tá, todo mundo conhece aquele colega que fica enrolando e se aproveitando do trabalho dos outros. Mas se isso acontece com um membro da comissão, pode ser um grande problema. 

Caso ocorra de um membro eleito não estar se esforçando o suficiente ou estar cometendo erros frequentes, o primeiro passo é conversar e pedir para que ele mude. É importante lembrá-lo de que ele não está fazendo favor e que irá ganhar benefícios por participar da comissão.

Se a conversa não funcionou, o estatuto da comissão deve ter uma cláusula protegendo a turma desse tipo de atitude. Caso esteja previsto, a comissão poderá realizar uma votação para afastamento ou expulsão do colega.

Inadimplência dos formandos

Uma das funções da comissão é acompanhar a arrecadação e os pagamentos dos formandos. Um aluno que atrasa o pagamento mas regulariza no mês seguinte não é preocupante, o problema surge com aqueles que atrasam mais de 3 meses.

Fazer cobranças é chato, mas é importante para que as contas da formatura não sejam prejudicadas por um alto número de inadimplentes. Existem duas formas de evitar dores de cabeça com isso:

Para turmas que querem praticidade, a opção é utilizar um sistema especializado, como a Sua Formatura, que realiza a cobrança automática dos formandos inadimplentes e disponibiliza a 2ª via dos boletos facilmente para que eles quitem as dívidas. 

Problemas com fornecedores

Um fornecedor ruim tem a capacidade de tirar o sono da comissão como ninguém. Para evitar isso, acerte na empresa contratada. Capriche na pesquisa e analise bem cada uma das candidatas. Temos mais algumas dicas sobre isso neste post.

Mas se, mesmo pesquisando, a empresa decepcionar? É essencial que a comissão acompanhe de perto cada etapa do trabalho, principalmente do cerimonial. Quando ver que tem algo estranho, não precisa ter vergonha de questionar, afinal, sua turma está pagando para ter um serviço de qualidade.

Em caso de uma falha grave ou não prestação do serviço, o contrato assinado é sua maior proteção (por isso, só assine depois de revisar todos os pontos). Se a sua turma desejar, poderão buscar indenização na justiça.

Falha na comunicação 

Para evitar as falhas de comunicação que podem gerar dúvidas ou mal entendidos, sempre passe a informação pelo maior número de meios possíveis.

Assim, envie e-mail, mande mensagem no grupo do Whatsapp e também no privado de cada formando. Se for uma informação de extrema importância, vale a pena ligar ou buscar falar pessoalmente com cada um.

Dessa forma, não tem como ninguém reclamar que não sabia de algo. E para evitar que a mensagem não seja bem entendida, peça para todos os membros da comissão revisarem antes de enviar para os formandos. 

E o que a comissão ganha com isso?

Fazer parte da comissão de formatura é uma experiência maravilhosa e que irá trazer muito aprendizado para você. Você poderá desenvolver habilidades que certamente irão moldar seu comportamento e suas características no mercado de trabalho.

Quem atua nesse grupo, por exemplo, vai assimilar questões importantes como resolução de conflitos, tomada rápida de decisão, administração de recursos e projetos, entre outros soft skills valorizados pelas empresas. É uma vantagem importante que vai fazer grande diferença na sua carreira.

Além disso, tem alguns benefícios mais imediatos. Os membros da comissão costumam ter alguns bônus que podem ser bem interessantes, como desconto no valor da formatura e convites a mais para o baile.

Qualquer que seja o benefício escolhido, lembre de deixar bem claro para a turma toda, para ninguém achar que está sendo enganado. Os benefícios da comissão são justos, pois é ela que irá tirar a formatura do papel e colocar em prática o sonho de todos os formandos. 

A comissão pode ficar tranquila!

Existe um app pensado para facilitar o dia a dia da comissão de formatura! Com o app Sua Formatura, você pode fazer uma formatura melhor gastando menos.

É simples acompanhar os pagamentos, ter relatórios em tempo real e acesso a várias soluções para aumentar a arrecadação, como investimento e vaquinha online. Além disso, temos uma equipe incrível pronta para tirar dúvidas e ajudar sua turma em toda a jornada!

Gostou do texto? Quais as principais dificuldades que vocês enfrentam ou enfrentaram na formação da comissão de formatura? Conte suas dúvidas e aproveite para baixar nosso e-book com dicas sobre como organizar a formatura!