Organização

Organização da formatura: como evitar os principais erros

Escrito por: Marina Holanda

Quem não gosta de celebrar o fim de um ciclo, não é mesmo? O encerramento da graduação pede uma grande festa, com música, comida e diversão para os recém-formados. A questão é que qualquer erro pode transformar este sonho em pesadelo. Somente uma boa organização da formatura garante que tudo saia como planejado. 

Pense na quantidade de detalhes que este evento carrega. Os estudantes precisam escolher os fornecedores, fazer e distribuir convites, definir o cardápio do buffet, iluminação, equipe de filmagem, dia da festa, local… ufa! São tantos pontos que é natural se confundir e deixar passar alguma situação importante. 

É por isso que, quanto mais cedo a turma se mobilizar, menor o risco de algo dar errado no dia. Diferentemente do que muitos pensam, o planejamento da formatura deve ser a longo prazo, pensado e discutido pelo maior número possível de pessoas desde o primeiro ano da graduação.  

A participação dos colegas de sala é fundamental nisso. A comissão de formatura deve liderar esse planejamento, mas não pode decidir tudo sozinha. Toda a turma deve ser consultada, afinal, a formatura é de todos.

É preciso que haja um empenho de todos os formandos para dar certo lá frente. Quando a sala se envolve, fica mais fácil encontrar as melhores opções e alternativas. É como diz o velho ditado: a união realmente faz a força. 

A importância da organização da formatura

Foram três, quatro ou até cinco anos de estudos, provas, dificuldades, grana curta do estágio e todo tipo de dificuldade que só quem já foi universitário pode falar. Nada mais justo, portanto, que a festa para celebrar o encerramento desta fase saia tudo dentro do planejado, garantindo emoção e alegria aos recém-formados. 

Para isso, a organização da formatura precisa ser impecável. Por meio dela, é possível atender a maioria dos pedidos e desejos dos estudantes no dia do evento, adequando essas vontades ao orçamento disponível. Aliás, uma comissão bem organizada sabe a importância de arrecadar fundos ao longo da graduação. 

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O primeiro passo, portanto, é levantar todos os pontos relacionados à formatura com seus amigos e colegas de classe. Saber o que todos querem traz uma visão mais completa para os integrantes da comissão. A partir daí, os estudantes têm mais facilidade para definir todos os tópicos e, principalmente, eliminar os riscos que ameaçam a festa dos seus sonhos. 

Conheça as cinco dicas para evitar erros 

Cada formatura é única, não há dúvida disso! Mas alguns equívocos são comuns independentemente da turma ou do momento. São situações que acontecem por descuido dos formandos ou até inexperiência na hora de tomar decisões. 

Os erros mais comuns que envolvem a organização da formatura costumam estar relacionados à falta de planejamento, descuido com a gestão financeira e prazos apertados. São situações que, sozinhas ou combinadas, comprometem a realização da festa e transformam um momento que deveria ser alegre em uma grande dor de cabeça. 

Felizmente, resolver estas questões não é algo complexo. Com dedicação e cuidado, os estudantes conseguem se organizar de forma adequada, reduzindo significativamente os riscos. Confira cinco dicas essenciais para quem está pensando na formatura.   

1. Planejamento contínuo

Essa é uma dica que vale para a vida: o sucesso em qualquer empreitada depende do planejamento prévio – seja no pessoal, profissional e na formatura, claro! Sem planejamento, corre-se o risco de contratar tudo o que vê pela frente só porque parece legal e bonito, gastando bem mais do que deveria. 

No caso de uma festa de formatura, o planejamento deve ser contínuo. Ou seja, começar logo no primeiro ano da graduação, indicando o valor que será arrecadado, o prazo para cada decisão e tudo que deverá conter em cada evento, e ser atualizado até o fim, adequando os objetivos ao contexto deste período. Assim, é possível identificar o que está fora do ideal e corrigir a tempo. 

2. Controle financeiro rígido

A gestão financeira é um elemento crucial na organização da formatura. Afinal, é o dinheiro arrecadado que vai pagar todos os fornecedores da festa. 

Pode acontecer de algum aluno desistir de participar ou algum item sair mais caro que o esperado. Portanto, se a comissão não tiver um controle exato de todas as fontes de renda, pode levar um susto ao final do curso. 

Além disso, é importante controlar a inadimplência dos colegas (infelizmente algo comum) e definir formas de arrecadação extra, como rifas e festas. Ah, e não se esqueça de montar uma reserva de emergência para qualquer imprevisto! Uma tática interessante é investir o que já foi arrecadado em ativos financeiros para multiplicar os ganhos. 

3. Escolha correta da comissão

Esta tarefa é de suma importância, uma vez que serão estas pessoas as responsáveis em liderar todo o planejamento da festa e garantir que os sonhos se realizem!  

Quando a comissão é escolhida só por amizade ou popularidade, pode acontecer de alguns integrantes serem displicentes com as atividades que deveriam realizar, atrasando tarefas e causando erros.

Assim, os integrantes devem ser estudantes responsáveis, que gostam de se envolver com planejamento e estratégia e, principalmente, que sabem se comunicar com seus colegas de sala, explicando e detalhando tudo sempre que necessário. 

4. Pesquisa de fornecedores

Da mesma forma, a escolha dos fornecedores deve ser pensada, debatida e calculada pelos estudantes antes da assinatura do contrato. São eles que prestarão os serviços necessários para o bom andamento da festa. 

Sabe o ditado de que o barato pode sair caro? Pois é, um erro comum nas formaturas é contratar fornecedores que milagrosamente oferecem preços bem mais baixos do que a concorrência. Em muitos casos, eles não conseguem cumprir com o combinado na cerimônia. 

Antes de fechar, observe os trabalhos anteriores e busque opiniões de antigos clientes. Um fornecedor errado pode fazer com que sua formatura tenha falhas, o que ninguém deseja depois de passar meses e anos planejando, não é mesmo?

5. Antecipação

Não deixe tudo para a última hora na organização da formatura. A tática é simples: quanto mais cedo a turma começar a se envolver com o assunto, mais baratas serão as parcelas e mais tempo tem para corrigir possíveis erros. 

Outra vantagem de começar cedo é conseguir reservar os fornecedores com antecedência, o que pode garantir bons descontos, principalmente se já der para pagar uma parte do valor à vista.

Já citamos no texto, mas não custa repetir: as decisões relacionadas à formatura devem ser tomadas a partir do primeiro ano de graduação. Parece algo distante, mas não se engane: a graduação passa num piscar de olhos e a pressa é inimiga da perfeição. 

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Como a Sua Formatura pode ajudar? 

A formatura deve ser momento de confraternização, alegria e grandes recordações para os estudantes e não um filme de terror em que nada dá certo! Para isso, você pode contar com o apoio da Sua Formatura! 

Nós somos uma plataforma que auxilia os estudantes na organização da formatura, auxiliando no planejamento, na arrecadação, na busca por fornecedores e demais situações que envolvem a festa! 

O que achou do texto? Quais dúvidas ainda possui? Deixe seu comentário para a gente! Agora que você conheceu as principais dicas para reduzir os erros na realização do evento, aproveite para baixar o nosso e-book e saber como organizar uma formatura!