Arrecadação

Como evitar problemas na formatura: O primeiro passo é o estatuto

Escrito por: Marina Holanda

A formatura é um evento importante e emocionante para os estudantes, e a comissão de formatura trabalha duro para garantir que tudo corra bem. No entanto, um aspecto frequentemente negligenciado é a segurança, tanto material quanto física. Infelizmente, já houve casos em que a segurança foi comprometida, resultando em formaturas de baixa qualidade ou que não aconteceram por questões financeiras e contratuais. Para ajudar a evitar problemas na formatura, é essencial que a comissão tenha um estatuto bem elaborado e cumpra suas diretrizes.

Neste post, vamos mostrar como um estatuto da comissão de formatura claro e abrangente pode ajudar a garantir a segurança da formatura, proteger os estudantes e evitar problemas legais.

O primeiro passo para evitar problemas na formatura é um bom estatuto

A organização de uma formatura requer um planejamento cuidadoso e minucioso. E a criação de um bom estatuto é o primeiro passo para garantir que o evento seja organizado com segurança. 

O estatuto da comissão de formatura é um documento essencial que estabelece as regras e regulamentos que a comissão deve seguir. Ele define os procedimentos necessários para o planejamento e realização da formatura, incluindo a contratação de fornecedores, a escolha do local, a venda de ingressos e a arrecadação de fundos. O estatuto também deve estabelecer medidas de segurança para garantir a proteção dos formandos, incluindo protocolos de segurança no local da formatura e medidas de contingência. 

Além disso, o estatuto deve incluir informações sobre a responsabilidade da comissão de formatura e as penalidades caso as normas estabelecidas não sejam cumpridas. Em resumo, um bom estatuto é o primeiro passo para organizar uma formatura segura, pois ajuda a estabelecer diretrizes claras para a gestão do evento.

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Regras para proteger a formatura de desvios de dinheiro

Dinheiro é sempre um assunto complicado, ainda mais quando é o dinheiro de tantas pessoas que estão em jogo. Uma das principais medidas que um estatuto pode adotar para prevenir desvios é estabelecer procedimentos claros e transparentes para a gestão financeira da organização. Isso inclui a definição de responsabilidades e funções, a adoção de controles internos e a exigência de prestação de contas e relatórios financeiros regulares.

Além disso, o estatuto pode prever mecanismos de fiscalização, como a criação de um conselho fiscal ou a contratação de uma auditoria externa independente. Esses mecanismos têm o objetivo de verificar se as contas estão sendo geridas de forma adequada e de detectar possíveis desvios ou fraudes e evitar problemas na formatura.

Outra medida importante que pode constar no estatuto é a proibição de práticas que possam favorecer o desvio de dinheiro, como a contratação de empresas não confiáveis ou a realização de pagamentos sem comprovantes ou notas fiscais. O estatuto também pode estabelecer sanções para quem descumprir essas regras, como a destituição de cargos ou a abertura de processos disciplinares e criminais.

Aprovação de transferências

Outro ponto importante quando se fala em pagamentos é utilizar um processo onde diversas pessoas precisam aprovar uma transferência antes que ela seja realmente processada. Isso é importante para garantir que o dinheiro da formatura não seja movimentado por uma só pessoa. 

A solução dada pelo app Sua Formatura foi além disso. A conta digital, além de selecionar outras pessoas para aprovar uma transferência, prevê que a escolha aleatória. Evitando, assim, possíveis panelinhas dentro da própria comissão de formatura.

Por fim, o estatuto pode incentivar a transparência e a participação dos membros da organização na gestão financeira. Algumas ideias são a criação de canais de comunicação e de prestação de contas mais acessíveis e claras. Dessa forma, os membros da organização podem acompanhar de perto as atividades financeiras e identificar possíveis desvios ou irregularidades.

Regras para evitar problemas na contratação de fornecedores

Para evitar problemas na formatura com contratação de fornecedores, é importante que o estatuto da comissão de formatura tenha as seguintes regras:

Definição do processo de escolha dos fornecedores: 

O estatuto deve estabelecer as etapas e critérios a serem utilizados na seleção dos fornecedores, como por exemplo, a preços, qualidade, experiência, etc;

É fundamental colocar a obrigatoriedade de ter uma documentação completa dos fornecedores selecionados, incluindo certidões negativas. Isso mostra como anda a saúde financeira da empresa no momento.

Empresas que possuem essas certidões em dia são um bom indício de que os serviços serão prestados de acordo com esperado. Exemplos de certidões que devem ser solicitadas:

• – Certidão Negativa de Débitos (CND): documento emitido pela Receita Federal que comprova que a empresa está em dia com os impostos federais.
• – Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): documento emitido pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) que comprova que a empresa não possui dívidas trabalhistas.
• – Certidão de Regularidade Fiscal (CRF): documento emitido pela Secretaria da Fazenda que comprova a regularidade da empresa em relação ao pagamento de impostos estaduais.
• – Certidão de Regularidade do FGTS (CRF): é um documento emitido pela Caixa Econômica Federal que comprova a regularidade da empresa em relação ao pagamento FGTS.
• – Certidão de Regularidade do INSS (CRI): documento emitido pelo INSS que comprova que a empresa está em dia com as contribuições previdenciárias.
• – Certidão Simplificada da Junta Comercial (CSJC): é um documento emitido pela Junta Comercial que comprova a existência e a regularidade da empresa perante os órgãos públicos.

Outro ponto importante que você tem que colocar no estatuto é pontuação mínima em sites de reclamações como o Reclame Aqui. Isso é importante para garantir um bom atendimento e boa qualidade na prestação de serviços depois do fechamento do contrato.

Obrigatoriedade de um contrato formal entre a comissão de formatura e o fornecedor

O estatuto deve definir que a comissão de formatura formalize a contratação dos fornecedores por meio de um contrato escrito. Ele deve estabeler as condições da prestação dos serviços, o valor a ser pago e as responsabilidades de ambas as partes. Assim, todos evitam possíveis confusões ou mal-entendidos entre a comissão de formatura e os fornecedores.

Estabelecimento de prazos e condições de pagamento

É comum comissões de formatura contratarem os fornecedores, fazerem o pagamento e acabarem não tendo o serviço devidamente executado. Então, é importante que o estatuto estabeleça prazos para o pagamento dos fornecedores, evitando pagamentos com muita antecedência, como forma de evitar problemas na formatura com relação ao financeiro.

Outros pontos importantes na contratação de fornecedores

Além disso, a sua turma pode adicionar mais algumas regras no estatuto sobre a contratação de fornecedores:

• – Exigir garantias e seguros dos fornecedores quando necessário;

• – Realizar auditorias periódicas dos fornecedores para verificar o cumprimento dos contratos;

• – Definir procedimentos para substituição de fornecedores em caso de descumprimento de contrato ou baixo desempenho;

• – Proibir a contratação de fornecedores sem licitação, exceto em casos de emergência devidamente justificados;

• – Estabelecer sanções para quem descumprir as regras de contratação, como a destituição de cargos ou a abertura de processos disciplinares.
  
  

Regras evitar problemas de segurança no dia do evento

Ao elaborar um estatuto de comissão de formatura, é importante estabelecer regras e diretrizes para garantir a segurança e o bem-estar dos participantes do evento. Algumas das regras que podem ser incluídas são:

• – Capacidade: É importante determinar a capacidade máxima do local onde a formatura será realizada. Essa informação é fundamental para garantir que o evento seja realizado em um espaço adequado e que o número de participantes estejam de acordo com as normas de segurança.
• – Segurança: O estatuto de comissão de formatura pode estabelecer diretrizes para a segurança do evento, como a contratação de seguranças para controlar o acesso ao local e monitorar o evento, a presença de um responsável técnico para avaliar as condições do espaço e a segurança dos equipamentos, entre outras medidas.
• – Bombeiros: A presença de bombeiros é fundamental para garantir a segurança do evento. É importante que o estatuto de comissão de formatura estabeleça a obrigatoriedade da presença de bombeiros no local, assim como a quantidade necessária de profissionais, de acordo com a capacidade do espaço.
  
  

Uma boa plataforma ajuda a colocar as regras em prática

Depois que o estatuto de formatura está pronto com todas as regras da formatura, é fundamental que a turma tenha uma plataforma para conseguir colocar em prática tudo que foi planejado.

O app da Sua Formatura pode ajudar com isso, colocando em prática as regras de pagamento de fornecedor, adesão, arrecadação e tomada de decisões.

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Exemplos que seriam evitados com um bom estatuto e uma boa plataforma de gestão

O estatuto de comissão de formatura e uma boa plataforma de gestão de formatura poderiam ter prevenido o desvio de quase R$1 milhão da formatura da USP e outras situações similares. Um estatuto bem elaborado estabelece diretrizes claras para a gestão financeira, garantindo transparência e responsabilidade. Uma plataforma de gestão de eventos automatiza e agiliza a gestão financeira, monitorando transações, contas bancárias e fluxo de caixa. Juntos, esses recursos garantem uma gestão financeira eficiente, segura e transparente, evitando problemas financeiros e garantindo o sucesso do evento.

O estatuto de comissão de formatura bem elaborado também poderia ter evitado a situação da turma de medicina de Maringá, que ficou sem festa porque a empresa contratada não entregou o evento. O estatuto poderia ter regras claras para a contratação e pagamento de fornecedores. Primeiro, a contração passaria por uma análise mais rigorosa através de análise de documentação e certidões, e mesmo que consiga existir falhas na contração, com a regra dos pagamentos no momento certo, problemas como esse poderiam ser evitados.

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