Arrecadação

Como arrecadar para a formatura

Escrito por: Marina Holanda

Todo formando sabe que possui a missão de arrecadar para a formatura e ter o dinheiro necessário para fazer a festa dos sonhos. Isso está claro para toda a turma. A dúvida é justamente como fazer isso! Entretanto, mais do que escolher as melhores iniciativas, o importante é apostar em uma arrecadação inteligente e bem planejada.

Conseguir a quantia necessária para pagar o evento é, sem dúvida, a principal dificuldade que os jovens enfrentam na organização . É uma situação que exige preparação e conhecimento. A turma pode até ter dinheiro a mais, mas o que não pode é faltar na hora de pagar os fornecedores. 

Encontrar esse equilíbrio é possível se a turma souber como arrecadar para a formatura! Quando os jovens buscam informações, conversam e tomam decisões em conjunto, fica mais fácil chegar a um valor que condiz com os desejos da sala e, claro, com os preços de todos os serviços. 

Portanto, não há motivo para desespero e nervosismo. Os estudantes não precisam ter profundos conhecimentos em finanças para traçar as melhores estratégias de arrecadação no tempo necessário! Basta se preparar, colocar a mão na massa e contar com o apoio de quem entende do assunto! 

Veja como começar a arrecadar para a formatura:

1. Defina a meta de arrecadação

Tudo começa com um planejamento – e todo projeto precisa ter metas ao longo de seu desenvolvimento. Com a formatura não é diferente. A turma deve se planejar com antecedência, logo no primeiro ano de graduação, de preferência, e estipular objetivos. Assim fica mais fácil saber quanto precisa ser arrecadado durante o curso. 

Com toda a turma, decidam como será o baile, quais pré-eventos terão e qual é o valor que cada aluno pode pagar. Depois, busque um orçamento com uma empresa. Vocês podem procurar cada empresa individualmente ou baixar o app Sua Formatura e receber um orçamento personalizado para sua turma.

Lembrando que, quanto antes a turma começar a se organizar, mais baratas serão as parcelas pagas pelos formandos e mais gente poderá participar.

2. Defina a forma de arrecadação

A mensalidade dos formandos é o principal meio de arrecadar para a formatura, por isso é importante ter uma forma organizada e segura de receber esses pagamentos. Com o orçamento já definido, o passo seguinte é decidir como o dinheiro será obtido e guardado. 

No modo tradicional, algumas turmas preferem fechar com uma empresa de cerimonial e deixar ela fazer as cobranças e ficar com o dinheiro até o fim do curso. É uma solução simples, mas que depende do perfil da turma.

Atualmente, a arrecadação através de uma plataforma especializada está em alta, pois garante mais segurança e praticidade para os formandos. Dessa forma, os formandos podem fazer os pagamentos por um aplicativo e o dinheiro fica em uma conta conjunta da turma, onde a comissão tem controle de tudo.

3. Comece a arrecadação

A arrecadação só começa quando os formandos assinam o contrato da formatura com o valor total que será pago por cada um. Esse contrato pode ser entre o formando e a empresa contratada ou entre o formando e a comissão de formatura.

Se optarem pela arrecadação independente, a comissão irá estar à frente da arrecadação, sendo a representante de toda a turma. Por isso é importante estar com o estatuto registrado e com tudo bem organizado.

>> Veja como criar um estatuto da comissão de formatura clicando aqui. 

4. Se prepare para imprevistos

Independente do modelo de arrecadação escolhido, é provável ter que ajustar o valor no decorrer do curso. É comum que mudanças nos valores cobrados por buffet ou banda gerem um valor extra para a turma pagar. Na maioria das vezes, isso pode ser pago com as arrecadações extras. 

Porém, de qualquer forma, é aconselhável que a comissão tenha uma reserva para cobrir esses imprevistos, em torno de 10% do valor total da formatura. Caso não seja preciso usar, a turma pode garantir um upgrade no baile ou um after party inesquecível!

Além das parcelas mensais, é possível pensar em arrecadações extras para completar o valor e não pegar tão pesado com o bolso dos formandos. Continue lendo que a gente te conta tudo mais abaixo.

Cuidados ao arrecadar

Não há dúvidas de que o controle das finanças da festa é fundamental para o sucesso da formatura.  A questão é que os cuidados ao arrecadar para a formatura precisam ser adotados de forma contínua pelos formandos. 

Um pequeno deslize ou desatenção na forma como administra o dinheiro pode custar todo o trabalho desenvolvido ao longo dos anos. Já imaginou perder tudo o que levantou a poucos meses da festa? Seria um pesadelo! 

Confira algumas dicas para aumentar a segurança na arrecadação:

1. Acompanhamento e transparência

A própria comissão deve inspirar cuidados na arrecadação da formatura. Se o grupo não for transparente em suas ações e não escolher pessoas de confiança para cuidar do caixa, podem ocorrer desvios financeiros que comprometem a organização da festa. 

É essencial manter uma rotina de acompanhamento dentro da comissão. Analisar os relatórios de despesas com regularidade pode evitar que algo (ou alguém) desfalque o caixa da festa.  Garantir a transparência para toda a turma assegura que tudo esteja sendo executado corretamente. 

2. Bancos e instituições financeiras

Na arrecadação independente, sem dúvida, é um dos principais obstáculos para os formandos. Muitos optam por utilizar a conta bancária de um dos formandos para juntar o dinheiro. Porém, ele pode cair na malha fina da Receita Federal e ter bastante trabalho para explicar de onde veio todo esse dinheiro.

Para essa forma de arrecadação, o recomendado é abrir um CNPJ e ter uma conta de empresa, mas entram outros problemas, como a obrigatoriedade de um contador. Sem falar no trabalho dobrado para cuidar de tudo manualmente, enviar os boletos de mensalidades, cobrar inadimplentes, conferir relatórios e comprovantes, etc. 

3. Empresas e prestadores de serviços

A arrecadação com empresas é uma das formas mais tradicionais de arrecadar para a formatura. Porém, é preciso observar alguns detalhes para não sofrer prejuízo.

A saúde financeira dos prestadores de serviços é um assunto que merece atenção. Nem todas as empresas possuem uma boa gestão interna e isso pode prejudicar a sua formatura. Por isso, é muito importante pesquisar bem a empresa e seu histórico antes de contratar, assim como possíveis reclamações e ações judiciais. 

4. Plataformas digitais

A tecnologia é uma aliada, sem dúvida, mas isso não significa que basta contratar a primeira plataforma que aparecer. É preciso se certificar de que elas são confiáveis e entregam todas as ferramentas que a turma precisa. Ah, e mais importante: se elas são cobertas pelo FGC (Fundo Garantidor de Crédito), uma instituição que serve de proteção ao dinheiro levantado pelos formandos. 

Na Sua Formatura, por exemplo, a turma conta com a segurança do FGC e ainda tem o dinheiro rendendo 100% do CDI durante todo o curso. Além disso, os formandos têm acesso a relatórios e podem fazer o pagamento aos fornecedores com mais segurança.

Como arrecadar mais

Bancar uma grande festa pode não ser uma tarefa tão simples para o bolso dos formandos. Porém, os alunos contam com algumas estratégias para arrecadar um dinheiro extra, além da mensalidade paga por cada um.

Fica ligado, que vamos contar como aumentar a arrecadação da formatura e ter mais dinheiro disponível para conseguir fazer a festa perfeita!

Número de formandos

Pode parecer óbvio, mas a forma mais fácil de arrecadar mais para a formatura é aumentar o número de alunos participantes na formatura. 

Para algumas comissões, convencer os colegas a aderir pode ser o maior desafio, por isso é importante ter um planejamento bem estruturado, de forma que a turma sinta confiança em participar e encoraje cada vez mais gente a entrar. 

Outra maneira é oferecer incentivos a quem aderir até determinada data, como descontos, convites extras ou sorteio de algum prêmio. Isso aumenta o senso de urgência e faz com que mais pessoas participem logo nas primeiras semanas. 

Rifas

As rifas já são marca registrada dos formandos. Quem nunca comprou uma só pela insistência do colega, não é mesmo? A verdade é que ela é tão usada porque possibilita lucrar bastante com um trabalho relativamente simples.

As turmas costumam realizar várias rifas por ano, de preferência com prêmios bons, como celulares, smartwatches e ingressos de show, que incentivam a compra. Esses prêmios podem ser comprados ou conseguidos por doações de pais ou professores, o que aumenta ainda mais o lucro da rifa.

>> Veja mais como criar uma rifa para a formatura clicando aqui.

Vaquinha

Essa é uma forma de arrecadar dinheiro de maneira colaborativa e tudo que você vai precisar é um bom poder de convencimento e uma plataforma para receber os pagamentos.

A vantagem da vaquinha é que você pode enviar o link da plataforma e até pessoas que moram longe, como aquela tia de terceiro grau, podem ajudar com alguma quantia. 

Normalmente a vaquinha, ao contrário da rifa, não oferece nada em troca, então os formandos vão precisar caprichar no texto de apresentação e convencer os outros a ajudarem a formatura. Se preferirem, é possível fazer um sorteio entre os participantes, inclusive aumentando as chances de acordo com o valor doado.

Eventos

Os eventos também são muito comuns, afinal, que universitário não gosta de uma festa? Organizar churrascos, pool partys, festas temáticas e baladas podem dar um bom dinheiro. Mas muita atenção ao planejamento! É preciso ter todos os gastos na ponta do lápis para a turma não sair no prejuízo. 

Além das festas, também é possível fazer eventos acadêmicos, como palestras e mesas de debate, cobrando um valor de participação. Assim como as festas, todos os gastos precisam ser bem calculados, desde a divulgação até os materiais que serão disponibilizados para os participantes. 

Nesses casos, busque patrocínio com a própria faculdade. Na maioria das vezes ela disponibiliza um auditório gratuitamente e ainda pode dar uma força em mais algum custo que o evento possa ter.

Investimento

Deixar o dinheiro parado por três ou quatro anos parece um desperdício, não? Com a taxa de juros atual, é possível ganhar um bom dinheiro extra simplesmente investindo o saldo da turma em um investimento seguro. 

No app Sua Formatura, por exemplo, o saldo da turma rende automaticamente 100% do CDI e a comissão não precisa se preocupar com mais nada. É só curtir o valor extra entrando na conta todos os dias úteis.

Bazar

Todo mundo tem uma roupa ou um livro que está parado há anos no armário. Por que não doá-lo para o bem da formatura? Um bazar com itens dos próprios formandos pode gerar um bom valor a mais.

Para aumentar ainda mais a variedade de itens, os alunos também podem pedir doações para a família e amigos. Mas vale ficar de olho na qualidade! Não dá pra vender roupa manchada ou sapato com a sola descolada. 

Conseguiu um bom número de itens? Agora é organizar, colocar preço em tudo e caprichar na divulgação. Normalmente os bazares duram apenas um dia, mas se tiver muita coisa é possível fazer dois ou três dias de venda. 

Produtos personalizados

Use a criatividade e o talento de alguns alunos para criar produtos exclusivos e vendê-los para arrecadar mais uma grana.

Podem ser camisas, canecas, cadernos personalizados e o que mais for possível criar. A venda pode ser feita pessoalmente, pelo Whatsapp ou pelas redes sociais. Aproveite todos os formandos para divulgarem aos seus conhecidos e, com certeza, vocês terão uma boa clientela.

Conte com a Sua Formatura para controlar a arrecadação

O sucesso de uma formatura depende diretamente da arrecadação e do controle do orçamento. Mas não se sinta pressionado! Felizmente, é possível contar com o apoio de um app que otimiza essa gestão para os formandos, como é o nosso caso! 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma plataforma completa para arrecadação com relatórios simplificados em tempo real. Ou seja, o formando consegue visualizar quanto ele já arrecadou e quanto ainda precisa levantar, além de outras informações. Também temos cobranças automatizadas e outras ferramentas próprias para a comissão. Assim, você pode ficar mais tranquilo e aproveitar este momento tão especial em sua vida! 

Gostou do texto? Conte para a gente como está o processo de arrecadação da formatura em sua turma! Aproveite também para conhecer o app, cadastrar a sua turma e receber um orçamento personalizado para sua festa.