Arrecadação

Arrecadação da formatura: por que é preciso controlá-la?

Escrito por: Marina Holanda

Baile de gala, buffet completo, banda, DJ, decoração perfeita, local espaçoso e muito mais. Quem nunca desejou a formatura dos sonhos, né?! Sonhar não custa nada, mas o mundo real, infelizmente, é bem mais caro. Todos os serviços possuem um preço e, para financiá-los, é preciso ter um cuidado especial com a arrecadação da formatura. 

Esse é um ponto sensível à grande maioria dos formandos. Sem a orientação adequada e até pela inexperiência da juventude, muitas turmas não conseguem definir regras claras para levantar os fundos necessários para a formatura. Assim, o que era para ser motivo de alegria torna-se uma grande dor de cabeça.

Já pensou em contratar um serviço essencial, como o de segurança, e só na hora do pagamento descobrir que não há recurso financeiro suficiente para isso? É um risco totalmente desnecessário – e que complica ainda mais a conturbada vida do estudante, que já concilia provas com estágio. 

O segredo é encarar a formatura como uma empresa, ou melhor, como um empreendimento. É a primeira iniciativa do tipo para muitos jovens. Isso significa que a comissão precisa exercer um rigoroso controle sobre as despesas e, principalmente, identificar as melhores fontes de receita para garantir que a festa saia como desejado.  

A arrecadação da formatura, portanto, exerce papel crucial na estratégia de qualquer turma. Saber como levantar dinheiro (e fazê-lo multiplicar com diferentes iniciativas) é o primeiro passo para garantir que a festa dos sonhos torne-se, de fato, uma realidade. 

Por que é necessário ter controle rigoroso? 

A regra básica do sucesso financeiro é arrecadar mais do que se gasta. A prática, contudo, não é tão simples quanto a teoria. Por isso mesmo, um dos principais motivos para exercer controle nas receitas é evitar surpresas desagradáveis no fim da organização, como faltar dinheiro ou até sobrar quantia que poderia ser gasta em alguma melhoria.  

Além disso, controlar a arrecadação da formatura permite fazer ajustes no orçamento, identificando quando é preciso levantar mais verba e quando já é suficiente. Até mesmo para acompanhar a taxa de inadimplência das mensalidades, criando alternativas para evitar um rombo no futuro. 

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Por fim, se preocupar com as receitas e despesas serve para alinhar expectativas entre a comissão e os demais formandos. Todo mundo tem a festa dos sonhos e é preciso chegar a um denominador comum para agradar a todos e, claro, saber até que ponto pode ser gasto na contratação dos fornecedores. 

Como controlar a arrecadação da formatura? 

Agora que você já sabe a importância de controlar as finanças da formatura, é preciso encontrar métodos para colocar isso em prática. Quanto mais cedo a turma se envolver com este assunto, menos riscos irão enfrentar e mais recursos conseguem levantar para custear tudo o que desejam no evento. Confira algumas dicas: 

Estipule uma meta desde o início

Tudo começa com um planejamento – e todo projeto precisa ter metas ao longo de seu desenvolvimento. Com a formatura não é diferente. A turma deve se planejar com antecedência, logo no primeiro ano de graduação, e estipular objetivos. Assim fica mais fácil saber quanto precisa ser arrecadado durante o curso. 

Defina os meios de arrecadação

A mensalidade dos formandos é o principal meio de arrecadação da formatura, mas quanto será cobrado de cada um? Com o orçamento já planejado, o passo seguinte é definir como o dinheiro será obtido. Além do valor das parcelas, é possível pensar em alternativas, como rifas, vendas de camisas, realização de festas, etc.  

Tenha cuidado com os inadimplentes

Quando os alunos contratam a formatura, é claro que esperam honrar os compromissos financeiros. Contudo, durante quatro ou cinco anos, muita coisa pode acontecer – e alguns jovens não conseguem pagar as mensalidades de forma adequada. Assim, a comissão deve estar atenta aos inadimplentes para evitar um rombo no orçamento, além de sugerir incentivos para o pagamento, como a renegociação da dívida. 

Controle todos os gastos

A partir do momento em que o dinheiro começa a entrar na conta da formatura, muitos jovens tendem a relaxar o controle. Isso é um erro! É justamente neste momento que os gastos precisam ser monitorados. Sem o devido cuidado, corre-se o risco de pagar a mais por um determinado serviço e comprometer todo o planejamento traçado anteriormente. 

Avalie o desempenho constantemente 

Um projeto de longo prazo precisa ser acompanhado e avaliado constantemente por seus integrantes. No caso da arrecadação da formatura, é imprescindível que a comissão analise relatórios de desempenho de suas receitas para identificar pontos de melhoria e possíveis correções de rota antes que seja muito tarde. 

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Conte com a Sua Formatura para controlar a arrecadação

O sucesso de uma formatura depende diretamente deste controle do orçamento. Mas não se sinta pressionado! Felizmente, é possível contar com o apoio de plataformas tecnológicas que otimizam essa gestão para os formandos, como é o nosso caso! 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma plataforma completa com relatórios simplificados em tempo real. Ou seja, o formando consegue visualizar quanto ele já arrecadou e quanto ainda precisa levantar. Além disso, oferece cobranças automatizadas e ferramentas próprias para gestão de pagamentos e recebimentos. Assim, você pode ficar mais tranquilo e aproveitar este momento tão especial em sua vida! Gostou do texto? Conte para a gente como está o processo de arrecadação da formatura em sua turma! Aproveite para baixar o nosso e-book especial sobre este tema!