Organização

Como escolher o melhor local para formatura?

Escrito por: Marina Holanda

Organizar a festa perfeita realmente não é fácil. Os formandos precisam negociar com vários fornecedores e buscar serviços com preço justo e que atendam a turma. Porém, a missão fica muito mais fácil quando se elenca as prioridades e objetivos – e certamente o local para formatura encabeça essa lista.  

Escolher o melhor lugar é, de longe, uma das tarefas que mais demandam atenção dos jovens. Eles precisam analisar diferentes tópicos antes de fechar contrato com o proprietário. São itens que englobam desde a estrutura para a festa, como espaço para buffet, até mesmo questões burocráticas e de segurança, como alvarás e licenças. 

São medidas essenciais para garantir o bem-estar dos convidados. Ninguém quer que a festa seja lembrada no futuro pela dificuldade que as pessoas tinham de se locomover por conta de espaço apertado ou pela falta de serviços essenciais, como pontos de iluminação que deixam o ambiente numa penumbra! 

Sim, escolher o melhor local para formatura exige esse nível de atenção dos membros da comissão. Além disso, também exige planejamento e antecedência. Para encontrar as melhores oportunidades de lugares, é essencial fechar o contrato meses antes da data planejada. Isso evita que as opções mais vantajosas fiquem indisponíveis. 

A boa notícia é que essa missão fica mais fácil com pequenas dicas que ajudam a turma a elencar os melhores critérios na hora de avaliar os fornecedores para o lugar! Continue no texto para saber mais informações! 

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A importância do local para formatura

O que faz a formatura ser um sucesso? Responder essa pergunta não é fácil, ainda que seja o principal objetivo de todos os formandos. Vários fatores influenciam para que a festa agrade a todos – ou a pelo menos grande maioria dos convidados! Mas não há dúvidas de que o lugar exerce grande influência nisso. 

O local para formatura é onde todos esses sonhos se tornam realidade. Os abraços com os colegas, a confraternização com amigos e familiares e a despedida da graduação terão como pano de fundo o ambiente escolhido pela turma. Assim, é essencial encontrar o cenário perfeito para tudo isso! 

Por conta disso, achar o melhor espaço costuma ser uma das prioridades para a comissão de formatura. É preciso que o lugar seja aconchegante e confortável ao mesmo tempo em que possibilite a realização de todas as vontades dos formandos! 

Como escolher o melhor local para formatura? 

O ambiente escolhido pelos formandos para abrigar a festa de encerramento da graduação precisa estar adequado a seus desejos e vontades. Confira alguns tópicos que podem ajudar na tarefa de encontrar um bom local: 

1 – Defina a quantidade de convidados 

Festa boa é aquela em que os convidados conseguem se locomover para onde quiserem sem se esbarrar em alguém, não é mesmo? Acredite: isso não depende apenas do lugar, mas também da quantidade de pessoas que serão convidadas! 

Para escolher um bom local para formatura, a turma precisa definir antes a lista de convites com o total de pessoas que poderão estar presentes. Essa medida não apenas filtra as opções disponíveis para escolher o melhor ambiente, como evita riscos desnecessários com eventual aglomeração.  

2 – Observe a capacidade real de lotação

Na hora de negociar com esses fornecedores, os formandos precisam tomar um cuidado especial. Nem sempre a capacidade de lotação informada pelo espaço é a que realmente será utilizada na festa. O número máximo de pessoas tende a ser menor nesse caso. 

Isso porque é diferente de um show ou de outros eventos sociais. A formatação do local precisa ser diferente, com espaço para mesas, cadeiras, buffet, pontos de fotos, espaço para DJ ou banda, etc. Por isso, é bom confirmar a capacidade utilizada para outras formaturas já realizadas por lá. 

3 – Avalie a infraestrutura oferecida

Um dos erros mais comuns das turmas é escolher um lugar de acordo com o tamanho. A grande maioria dos jovens pensa que ter um ambiente espaçoso é o suficiente. É importante, claro, mas há outros pontos que precisam ser observados no local para formatura, como a infraestrutura. 

Entre os tópicos essenciais estão os pontos de iluminação, posicionamento de tomadas e banheiros, por exemplo. Além disso, outras questões precisam ser analisadas para não encarecer o orçamento, como o local tem um palco próprio para o baile ou se vai ser necessário alugar com outro fornecedor. 

4 – Confira itens de segurança

Ninguém espera que algo de ruim aconteça numa formatura, mas mesmo se a turma seguir todas as recomendações, imprevistos podem acontecer. Por isso, é fundamental que os jovens se certifiquem de que o estabelecimento tenha todos os itens de segurança. 

Os principais documentos são a licença emitida pelo Corpo de Bombeiros e o alvará de funcionamento. Também há outros tópicos importantes, como quantidade e posicionamento de saídas de emergência e um espaço próprio para primeiros socorros. 

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Conte com o apoio da tecnologia!

O local para formatura pode demandar uma atenção especial da comissão. Por isso, é essencial buscar o apoio de soluções tecnológicas que automatizam processos e ajudam os formandos a organizar melhor a festa! Com o apoio de uma boa plataforma, tudo fica mais fácil! 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma solução digital que cuida de diversos assuntos para a turma. Dá para planejar desde a arrecadação e a gestão financeira até mesmo a negociação de fornecedores e relacionamento com os colegas, estimulando a participação e melhorando o orçamento.

Gostou do texto? Quais as principais dúvidas sobre a escolha do lugar? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo nessa tarefa!