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Estatuto da Comissão de Formatura: o que é?

Escrito por: Marina Holanda

A comissão de formatura é a responsável por organizar eventos, festas, contratar serviços, além de outras atividades para celebrar a conclusão da graduação. E para que tudo isso ocorra conforme o planejado, é essencial que a comissão tenha um estatuto bem definido. Neste post, vamos falar sobre a importância do estatuto da comissão de formatura e o que ele deve conter para garantir o sucesso das atividades. 

Então, se você faz parte ou pretende integrar uma comissão de formatura, continue lendo e saiba tudo sobre o assunto!

O que é um Estatuto da Comissão de Formatura? 

Um estatuto de formatura é um documento que estabelece as regras e diretrizes que todas as pessoas da turma devem seguir durante todo o processo de organização dos eventos. Ele é uma ferramenta fundamental para garantir que todas as etapas sejam realizadas dentro das regras, do prazo e do orçamento.

Juridicamente, é este documento que, devidamente registrado, vai criar uma associação civil sem fins lucrativos. Classificada como pessoa jurídica de direito privado, possui personalidade jurídica própria (como uma empresa), respondendo por suas obrigações. 

O estatuto é praticamente um contrato que serve justamente para proteger as decisões tomadas pelos jovens que organizam um evento tão grande quanto a formatura. Uma simples desatenção pode trazer graves prejuízos. Assim, todo cuidado é pouco para evitar questões maiores no futuro. 

O estatuto de formatura deve conter informações importantes, como o nome da comissão, o período de mandato dos membros, o objetivo da formatura, a forma como os recursos financeiros serão administrados, entre outras informações relevantes. Ele deve ser elaborado com muito cuidado e atenção aos detalhes, para que todas as regras sejam claras e compreendidas por todos os membros da comissão.

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Quais benefícios a comissão tem com um estatuto?

Por que é importante ter um estatuto de formatura? A resposta é simples: para garantir que a formatura seja organizada de forma eficiente e profissional. A comissão de formatura é responsável por diversas atividades, como a escolha do local da formatura, contratação de fornecedores, organização de eventos, entre outras. Sem um estatuto, essas atividades podem ser realizadas de forma desorganizada, causando atrasos, conflitos entre os membros e, o pior de tudo, prejuízos financeiros.

Um dos principais problemas relacionados à falta de um estatuto é com eventuais dívidas. Os jovens nem desconfiam, mas caso um fornecedor deixe de receber, ele pode cobrar o pagamento na justiça do formando que assinou o contrato (normalmente o presidente da comissão). Imagina mal sair da faculdade e ter que arcar com esse custo! A partir do estatuto, é possível criar uma associação civil que vai responder por todos os contratos fechados para o baile.

Além disso, com um estatuto de formatura em mãos, todos os membros da comissão têm acesso às mesmas informações e estão cientes das regras que devem ser seguidas. Isso ajuda a evitar conflitos e desentendimentos, além de garantir que a formatura seja organizada com transparência e responsabilidade. 

Em resumo, ter um estatuto de formatura é fundamental para garantir o sucesso da comissão e da formatura como um todo. Ele é a base para uma organização eficiente, transparente e profissional, e deve ser elaborado com muito cuidado e atenção aos detalhes. Sem ele, a comissão de formatura pode ficar à mercê de imprevistos e problemas que podem prejudicar todo o processo de organização da formatura.

Passo a passo para criar o estatuto:

Informações Básicas:

Em primeiro lugar, é importante que o estatuto contenha informações básicas sobre a comissão de formatura, como o nome da comissão e o período de mandato dos membros. Também é fundamental definir qual é o objetivo da formatura, como, por exemplo, celebrar o encerramento de um ciclo acadêmico ou promover a integração dos alunos.

Além disso, o estatuto deve definir quais são as atribuições da comissão de formatura e os deveres de cada membro. É preciso que o documento seja claro quanto a essas responsabilidades, para que cada membro saiba exatamente qual é o seu papel na organização da formatura.

Regras de gestão financeira:

Outro ponto para ficar atento é a gestão financeira da comissão de formatura. O estatuto deve conter regras claras sobre como os recursos financeiros serão administrados, como as contribuições dos formandos serão recolhidas, como serão definidos os preços dos ingressos e quais serão os gastos permitidos. É importante que o documento contenha também as regras para a prestação de contas, para que todos os membros da comissão e os formandos tenham acesso às informações financeiras.

Regras de contratação:

O estatuto também pode conter informações sobre a escolha do local da formatura, a contratação de fornecedores e a organização de eventos. É essencial que o documento defina as regras para essas atividades, para que todos os membros da comissão estejam cientes de como essas decisões serão tomadas.

Alteração de estatuto:

Por fim, o estatuto de formatura deve conter as regras para a alteração do próprio estatuto. Isso porque, ao longo do processo de organização da formatura, podem surgir situações que exijam uma mudança nas regras definidas inicialmente.

Aprovação do documento:

Depois de redigir o documento, a comissão deve enviar o estatuto para a turma aprovar através de votação. Ele precisa ser aprovado em Assembleia Geral composta por todos os membros da turma que tenham interesse no evento. A ata da assembleia e a ficha de inscrição, ambas com os dados pessoais dos presentes, devem ser assinadas e anexadas ao estatuto.

Registro em cartório:

Após esse procedimento, ele deverá ser assinado pelo representante legal da associação e por um advogado inscrito na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). E então, a comissão poderá levá-lo a registro público em um cartório de registro civil de pessoas jurídicas.

O registro em cartório é obrigatório? 

O registro não é obrigatório. Contudo, é importante para que a associação formada pela comissão tenha existência formal perante a lei. Assim, a recomendação é que a comissão estabeleça esse procedimento para proporcionar maior segurança a seus membros e também aos fornecedores que eventualmente irão negociar contratos. 

Importante destacar que a ausência deste registro pode deixar o documento vulnerável a contestações ou questionamentos em relação à sua autenticidade e validade. Além disso, a falta de registro pode prejudicar a obtenção de autorizações ou licenças necessárias para a realização da formatura, como a locação de espaços públicos ou privados e, principalmente, a abertura de CNPJ.

O que não pode faltar no Estatuto da Comissão de Formatura? 

O artigo 54 do Código Civil estabelece algumas normas indispensáveis à constituição de estatutos de associações. Confira: 

1. A denominação, os fins e a sede da associação
2. Os requisitos para admissão, demissão e exclusão dos associados
3. Os direitos e deveres de cada um
4. As fontes de recursos para sua manutenção
5. O modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos
6. As condições para qualquer alteração no estatuto e para sua dissolução
7. A forma de administração e de aprovação das contas 
   
   
   

Colocando o estatuto em prática

Após elaborar um estatuto de formatura, é preciso colocá-lo em prática para garantir que a organização da formatura ocorra conforme as regras estabelecidas. A seguir, temos algumas dicas para colocar o estatuto de formatura em prática:

1. Comunique os formandos sobre o estatuto: Todos os formandos devem estar cientes das regras estabelecidas pelo estatuto de formatura. A comissão de formatura deve comunicar essas regras com antecedência, para que todos possam se preparar e seguir as regras estabelecidas.

2. Divulgue o estatuto de formatura: A divulgação do estatuto de formatura é fundamental para que todos os envolvidos tenham acesso às regras estabelecidas. A comissão de formatura pode divulgar o estatuto em uma reunião com os formandos, em um grupo de WhatsApp ou em um site dedicado à organização da formatura.

3. Fiscalize o cumprimento do estatuto: A comissão de formatura é responsável por fiscalizar o cumprimento do estatuto de formatura. É importante que todos os envolvidos sigam as regras estabelecidas para garantir que a organização da formatura ocorra de forma planejada e transparente.

4. Resolva possíveis conflitos: Em situações em que as regras estabelecidas pelo estatuto de formatura não forem seguidas, a comissão de formatura deve estar preparada para resolver possíveis conflitos. A comissão de formatura deve ter um canal de comunicação aberto com os formandos para resolver eventuais problemas que possam surgir.

5. Preste contas: A comissão de formatura deve prestar contas sobre os recursos financeiros arrecadados e gastos durante a organização da formatura. É preciso que a prestação de contas seja clara e objetiva, para que todos os envolvidos possam ter acesso às informações financeiras.
   
   
   
   

Erros comuns na elaboração do estatuto de formatura

Ao elaborar um estatuto de formatura, é importante estar atento para evitar erros que podem comprometer a organização do evento. A seguir, apresentamos alguns dos erros mais comuns na elaboração do estatuto de formatura:

1. Falta de clareza nas regras: O estatuto de formatura deve ser claro e objetivo, definindo as regras e as responsabilidades de cada membro da comissão de formatura e dos formandos. Falta de clareza nas regras pode gerar confusão e conflitos entre os envolvidos.

2. Não considerar as necessidades dos formandos: O estatuto de formatura deve levar em conta as necessidades e expectativas dos formandos, para que o evento seja organizado de acordo com as suas expectativas. A comissão de formatura precisa consultar os formandos para entender o que eles esperam da formatura e como o evento pode ser organizado para atender a essas expectativas.

3. Falta de transparência na gestão financeira: A gestão financeira da formatura é um dos pontos mais importantes a serem definidos no estatuto. É fundamental que as regras de arrecadação e uso dos recursos financeiros sejam claras e objetivas. Falta de transparência na gestão financeira pode gerar desconfiança e desentendimentos entre os envolvidos.

4. Ignorar as leis e normas: Ao elaborar o estatuto de formatura, é preciso estar atento às leis e normas que regulamentam a organização de eventos. Ignorar as leis e normas pode colocar em risco a realização da formatura e até mesmo gerar problemas legais para a comissão de formatura.

5. Não prever possíveis imprevistos: Por mais bem planejada que seja a organização da formatura, imprevistos podem acontecer. Por isso, o estatuto deve prever ações a serem tomadas em caso de problemas ou imprevistos que possam surgir durante a organização da formatura.
   
   
   
   

Dicas para revisar e atualizar o estatuto de formatura

Revisar e atualizar o estatuto de formatura é uma etapa essencial para garantir que as regras e os processos definidos estejam alinhados às necessidades e expectativas dos formandos e que não haja nenhum tipo de conflito ou problema durante a organização do evento. Confira a seguir algumas dicas para revisar e atualizar o estatuto de formatura:

1. Avalie o desempenho da comissão de formatura: Antes de iniciar a revisão do estatuto, é importante avaliar o desempenho da comissão de formatura. Verifique se as regras definidas no estatuto foram seguidas e se houve algum problema ou conflito que possa ter surgido durante a organização da formatura.

2. Verifique se o estatuto está atualizado: Verifique se as informações do estatuto ainda podem ser aplicadas ou se houve alguma mudança no planejamento da turma. É importante estar atualizado com as normas para evitar problemas legais durante a realização da formatura.

3. Avalie a arrecadação e a gestão financeira: Avalie a arrecadação e a gestão financeira da comissão de formatura. Verifique se as regras definidas no estatuto para arrecadação e uso dos recursos financeiros foram cumpridas. A gestão financeira precisa ser transparente e objetiva para evitar conflitos e desconfianças entre os envolvidos.

4. Considere as necessidades e expectativas dos formandos: Reavalie as necessidades e expectativas dos formandos para garantir que o estatuto esteja alinhado com as expectativas dos formandos e que o evento seja organizado de acordo com as suas expectativas.

5. Defina regras claras e objetivas: Defina regras claras e objetivas no estatuto para evitar confusões e conflitos entre os envolvidos. É importante que todos os envolvidos na organização da formatura conheçam as regras e as responsabilidades definidas no estatuto.
   
6. Preveja possíveis imprevistos: Preveja ações a serem tomadas em caso de imprevistos que possam surgir durante a organização da formatura. O estatuto precisa estar preparado para lidar com problemas ou imprevistos que possam surgir durante a organização do evento.
   
   
   
   

Como lidar com imprevistos durante a organização da formatura?

Durante a organização da formatura, podem surgir diversas situações imprevistas que precisam ser resolvidas rapidamente para garantir que o evento ocorra sem problemas. Uma forma de lidar com essas situações é ter um estatuto de formatura bem elaborado e atualizado, que defina regras e procedimentos para lidar com os imprevistos.

Confira a seguir algumas dicas para lidar com situações imprevistas durante a organização da formatura a partir do estatuto:

1. Defina uma equipe de apoio: O estatuto pode prever a formação de uma equipe de apoio para lidar com situações imprevistas. Essa equipe pode ser formada por membros da comissão de formatura e pode ter a responsabilidade de tomar decisões rápidas em situações de emergência.

2. Estabeleça procedimentos claros: O estatuto pode definir procedimentos claros para lidar com situações imprevistas. Por exemplo, pode prever a criação de um comitê de crise para lidar com situações emergenciais, como o cancelamento do local da formatura ou a ausência de um fornecedor importante.

3. Tenha um plano de contingência: O estatuto pode prever a elaboração de um plano de contingência para lidar com situações imprevistas. Esse plano pode incluir a definição de ações a serem tomadas em casos de emergência, como contratar fornecedores alternativos ou encontrar um novo local para a formatura.

4. Defina responsabilidades: O estatuto pode definir as responsabilidades de cada membro da comissão de formatura em situações imprevistas. Isso pode ajudar a evitar confusões e garantir que as decisões sejam tomadas rapidamente e de forma adequada.

5. Seja transparente: Em caso de situações imprevistas, é importante que a comissão de formatura seja transparente com os formandos e preste contas de suas ações. O estatuto pode prever a realização de reuniões de emergência ou a comunicação por meio de canais oficiais para informar os formandos sobre as medidas adotadas.
   
   
   

O Estatuto precisa de um CNPJ?

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) não é obrigatório e nem criado automaticamente com o registro do Estatuto da Comissão de Formatura. Ele é apenas mais uma ferramenta para proteger a turma que deseja arrecadar por conta própria com uma conta em banco, evitando problemas com a Receita Federal. 

O registro garante personalidade jurídica à associação e, a partir daí, pode requerer a inscrição do CNPJ. Entretanto, os formandos precisam levar em consideração eventuais custos. O processo envolve a abertura da empresa e contador, encarecendo o orçamento. Além disso, há alternativas que utilizam tecnologia e dispensam a necessidade de CNPJ para a arrecadação independente. 

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Criar um Estatuto da Comissão de Formatura e realizar uma arrecadação independente não é tão difícil quanto aparenta – ainda mais se utilizar as melhores soluções disponíveis. Com uma ferramenta adequada, é possível automatizar processos burocráticos e ter apoio na hora de decidir questões importantes sobre a festa! 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma solução digital que cuida de diversos assuntos para a turma. Dá para planejar desde a arrecadação e a parte financeira até mesmo a negociação de fornecedores e relacionamento com os colegas, estimulando a participação e melhorando o orçamento para o evento. 

O que achou do texto? Sua turma já criou um estatuto para os membros da comissão? Aproveite para baixar gratuitamente um modelo de Estatuto para sua turma! Clique aqui!