Arrecadação

Os principais cuidados na arrecadação da formatura

Escrito por: Marina Holanda

Para ter a festa dos sonhos, os formandos sabem que precisam levantar o dinheiro necessário para isso. O problema é que conseguir o valor planejado nem sempre é suficiente. Há muitos detalhes que rondam a organização – e os membros da comissão precisam ter cuidados na arrecadação da formatura.  

O planejamento da festa precisa ser feito ao longo da graduação. Ou seja, é algo que demanda tempo, em torno de quatro ou cinco anos, dependendo do curso. Dessa forma, podem surgir inúmeros fatores, não imaginados anteriormente pela comissão, que impactam diretamente na realização do evento. 

Uma das principais questões é trabalhar com um orçamento apertado. Conseguir todo o dinheiro não é uma tarefa simples, mas é essencial ter uma reserva de emergência para eventualidades. Nunca se sabe quando imprevistos vão acontecer e a turma precisar arcar com gastos emergenciais ou não planejados. 

Um exemplo simples sobre os cuidados na arrecadação de formatura é a cobrança de taxa para manutenção da conta-corrente onde o dinheiro ficará depositado. Seja pela inexperiência ou desconhecimento, a maioria dos estudantes não inclui esse valor como despesa no orçamento da festa. No fim de um ano, descobre um buraco considerável no valor já arrecadado. 

A história citada acima é apenas a mais simples entre várias que podem ocorrer com a turma na graduação. Para evitar esses perigos, é necessário se planejar e, principalmente, pesquisar quais são as principais ameaças na organização da sua festa dos sonhos. 

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Arrecadação exige atenção contínua 

Não há dúvidas de que o controle das finanças da festa é fundamental para o sucesso da formatura. As turmas que conseguem obter quantias consideráveis e, além disso, negociar descontos e condições vantajosas com fornecedores têm mais recursos para melhorar ainda mais o evento. 

A questão é que os cuidados na arrecadação da formatura precisam ser adotados de forma contínua pelos formandos. Um pequeno deslize ou desatenção na forma como administra o dinheiro pode custar todo o trabalho desenvolvido ao longo dos anos. Já imaginou perder tudo o que levantou a poucos meses da festa? Seria um pesadelo! 

Uma forma de evitar essa tragédia é manter uma rotina de acompanhamento dentro da comissão de formatura. Analisar os relatórios de despesas é importante para se manter próximo a esta questão e impedir que algo (ou alguém) tente desfalcar o caixa da festa. 

Quais os principais cuidados na arrecadação da formatura? 

Os perigos que rondam a festa de formatura vão além das dificuldades relacionadas à turma, como baixa adesão. Eles podem vir de outras fontes. Confira: 

Bancos e instituições financeiras

Sem dúvida, é um dos principais obstáculos para os formandos. A dúvida começa na hora de definir a conta: coletiva ou individual? Muitos optam por utilizar a conta de um dos jovens. Porém, na hora de declarar o imposto de renda, ele pode cair na malha fina e ter bastante trabalho para explicar de onde veio todo esse dinheiro.

Para essa forma de arrecadação, o recomendado é abrir um CNPJ e ter uma conta de empresa, mas entram outros cuidados na arrecadação da formatura, como a obrigatoriedade de um contador. Há também as taxas que podem ser abusivas, o que obriga a comissão a negociar condições melhores. Sem falar no trabalho dobrado para cuidar de tudo manualmente, como enviar os boletos de mensalidades, cobrar inadimplentes, conferir relatórios e comprovantes, etc. 

Empresas e prestadores de serviços

Se você não conhece o que é alavancagem, é melhor começar a se informar para não correr esse risco. Nesta técnica, as empresas de formatura utilizam o dinheiro arrecadado de uma turma para pagar a festa da anterior. Mas, e se não entrar novas turmas como cliente, como elas pagarão a festa dos formandos que ficaram sem dinheiro?  

A saúde financeira dos prestadores de serviços é um assunto que merece atenção. A pandemia dificultou a operação de muitas empresas e, consequentemente, algumas estão com poucos recursos em caixa. Assim, é essencial redigir bem o contrato, deixando claro as multas a serem pagas em eventuais desistências e até em cancelamento de eventos. 

É preciso reforçar também que não há “almoço grátis”. Na tentativa de agradar os formandos, as empresas costumam oferecer alguns brindes de graça, como bebidas e DJs, mas não se engane: esse valor certamente está embutido em algum outro item e vai elevar os custos do orçamento. A recomendação é detalhar sempre todas as despesas ou até pedir cotações separadas. 

Comissão

A própria comissão deve inspirar cuidados na arrecadação da formatura. Se o grupo não for transparente em suas ações e escolher pessoas de confiança para cuidar do caixa, podem ocorrer desvios financeiros que comprometem a organização da festa. Por isso, desde a elaboração do estatuto, é preciso ter claro quem são as pessoas autorizadas a retirar dinheiro e quem mais precisa aprovar.

Mesmo com todos os cuidados, é importante que toda a turma esteja atenta e cobre constantemente informações e comprovantes do saldo e das movimentações. A utilização de relatórios em todos os processos garante que tudo esteja sendo executado corretamente. 

Plataformas digitais 

A tecnologia é uma aliada, sem dúvida, mas isso não significa que basta contratar a primeira plataforma que aparecer. É preciso se certificar de que elas são confiáveis, entregam todas as ferramentas que a turma precisa e operam com um caixa separado para o dinheiro das turmas. Ah, e mais importante: se elas são cobertas pelo FGC (Fundo Garantidor de Crédito), uma instituição que serve de proteção ao dinheiro levantado pelos formandos. 

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Busque uma plataforma de confiança! 

Neste último tópico, felizmente é possível encontrar uma boa plataforma de tecnologia que agiliza a vida dos formandos e traz mais segurança e eficiência na organização da festa. Com ela, é possível garantir os cuidados na arrecadação da formatura e ter o dinheiro necessário para realizar a festa dos sonhos de toda a turma. 

Nós, da Sua Formatura, oferecemos uma solução que facilita a vida da turma. É possível acompanhar toda a arrecadação em tempo real e ainda contar com o desafio de segurança para transferências, garantindo que o dinheiro irá para os destinos corretos.

O que achou do texto? Já caiu em alguma cilada deste tipo ou conhece algo que ficou fora da lista? Conte para a gente nos comentários e aproveite para conhecer nosso e-book com técnicas para melhorar a arrecadação da sua turma!